Plateforme collaborative : tout savoir sur cet outil et sur ses avantages

Une plateforme collaborative est un espace de travail numérique sur lequel les membres d'une équipe collaborent et communiquent simultanément. Découvrez tout au sujet de ce nouveau facteur de compétitivité pour votre entreprise.

1. Qu'est-ce qu'une plateforme collaborative ?

Une plateforme collaborative est un espace de travail numérique sur lequel les équipes sont réunies, collaborent et communiquent en temps réel. Elle combine diverses fonctionnalités pour travailler efficacement en équipe et à distance : messagerie instantanée, visioconférence, gestion de projet, agendas partagés, partage et édition collaborative des documents, etc. Les équipes sont ainsi connectées sur différents supports, ordinateurs, tablettes ou smartphones.

Il ne faut pas confondre une plateforme collaborative et un outil collaboratif : la première centralise différentes fonctionnalités clés tandis que le second a une fonction principale. Par exemple, Trello se concentre sur la gestion de projets, Slack sur la communication, Miro sur les échanges via un tableau blanc interactif...

Par conséquent, une plateforme collaborative a un objectif "tout-en-un" car elle rassemble plusieurs outils en un seul endroit. Voici quelques exemples de fonctionnalités :

• Avec la messagerie instantanée, les équipes peuvent discuter en temps réel, ce qui est plus fluide et plus rapide que les échanges par e-mail. En un clic, elles peuvent également échanger de vive voix par vidéoconférence.

• Le stockage et le partage de documents permettent aux équipes de trouver toutes les ressources dont elles ont besoin dans un seul outil. Les informations ne sont pas perdues. Grâce à l'édition collaborative, les équipes peuvent collaborer simultanément et avancer ensemble dans leurs missions.  

• Grâce à la gestion de projet intégrée sur certains outils, les équipes créent des tâches, les attribuent et fixent des échéances. Chacun connaît les tâches en cours et celles à venir.

• Enfin, les agendas partagés sont une fonctionnalité très utilisée sur les plateformes collaboratives. Il devient plus facile de planifier des réunions, qu'elles soient récurrentes ou non, et l'organisation des équipes est simplifiée.

2. Quels sont les avantages d'une plateforme collaborative dans mon entreprise ? 

Un logiciel collaboratif tout-en-un présente de nombreux avantages pour votre entreprise.

Un compte, une application : Un travail d'équipe simplifié

Arrêtez de jongler entre plusieurs outils. Avec un logiciel collaboratif tout-en-un, tout se trouve sur un seul espace numérique. Plus besoin de créer des comptes sur différents outils, d'avoir plusieurs onglets ouverts en même temps ou de télécharger des logiciels. Votre quotidien est simplifié.

Gain de temps et d'argent

Une solution collaborative fait gagner du temps aux équipes qui disposent de toutes les ressources pour travailler au même endroit. Il devient plus rapide de trouver des informations. En plus d'être un gain de temps, un outil tout-en-un limite les dépenses de votre entreprise. Vous n'avez plus besoin de payer plusieurs solutions puisqu'une seule suffit.

Le bien-être de vos équipes en présentiel et à distance

Collaborer sur un espace tout-en-un améliore les performances de l'équipe et peut réduire le stress car toutes les données sont facilement accessibles et transmises. C'est une véritable source de motivation car les conditions de travail sont améliorées. Pour les équipes en télétravail, cette solution est efficace pour rassembler les collaborateurs sur un espace de travail numérique. Les informations sont échangées, et chacun sait sur quoi travailler. C'est aussi une solution efficace pour réduire l'isolement social car les équipes sont connectées pendant les heures de travail.

L'expérience des collaborateurs est donc améliorée grâce à un mode de travail plus ergonomique et plus agile.

Et bien d'autres avantages encore ! Découvrez notre top 10 des raisons d'utiliser un outil collaboratif dans notre article.

3. Comment choisir une plateforme collaborative ?

Vous l'aurez compris, un espace de travail collaboratif présente de nombreux avantages pour votre entreprise. Mais comment choisir LA solution qui répondra à vos besoins ?

Tout d'abord, il est important de savoir qu'il existe différents types de plateformes. Certaines sont plus axées sur la communication interne, d'autres sur la gestion de projets ou les calendriers partagés. D'autres sont des outils complets tout-en-un qui regroupent toutes les fonctionnalités dont vos équipes ont besoin.

Pour trouver l'outil qui répond à vos besoins, prenez le temps de lister vos problèmes et vos besoins en quelques étapes.

1. Détaillez le contexte de votre entreprise
2. Ciblez les problèmes et leurs conséquences que rencontre votre entreprise. Faites-le également à plus petite échelle, service par service. Par exemple, votre entreprise ou certaines équipes rencontrent des difficultés liées au travail en équipe à distance, à la communication entre collaborateurs à tous les niveaux de la structure, à la nécessité de simplifier l'organisation et les fonctions de l'entreprise, etc.
3. Identifiez les besoins de votre entreprise ou de vos équipes en fonction des difficultés rencontrées. Quel type d'outil doit être mis en place dans l'entreprise ? Quelles sont les fonctionnalités qui amélioreront le quotidien de vos équipes ? Posez-vous les bonnes questions. Faites un benchmark des solutions qui répondent à vos besoins. Analysez les offres en utilisant des critères pour évaluer les différentes solutions trouvées. Notez votre satisfaction de 1 - insatisfaisant à 5 - très satisfaisant pour chacun de ces critères. Par exemple : sécurité des données, fonctionnalités, gamme d'offres, prix, support client, accompagnement dans la mise en œuvre de l'outil...

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4. Qui est concerné par la mise en place d'une plateforme collaborative ?

Que vous soyez une petite, moyenne ou grande équipe, en télétravail ou en présentiel, une plateforme collaborative améliore le travail d'équipe.

Ces logiciels ne sont pas seulement utilisés en interne. Ils sont également utiles pour collaborer avec des prestataires externes, des sous-traitants ou des clients. Certains outils proposent différents rôles d'utilisateurs afin de personnaliser la configuration de votre espace de travail numérique. Vous pouvez donc l'utiliser en interne mais aussi en externe pour réunir vos équipes avec vos collaborateurs externes.

5. Comment mettre en place un outil collaboratif au sein de mon entreprise ?

La mise en place d'une plateforme collaborative implique l'accompagnement du service R&D ou RH. Cette transition numérique sera réussie en suivant les étapes suivantes :

1. Dressez une liste des problèmes rencontrés et des besoins de votre entreprise tels qu'expliqués ci-dessus.
2. Établissez un plan de communication. Partagez les enjeux auxquels l'entreprise est confrontée et expliquez les raisons de la mise en place d'un outil : objectifs, utilité, bénéfices et opportunités individuels et collectifs...
3. Envisagez un déploiement progressif auprès des petites équipes ou des équipes nécessitant une configuration plus sommaire de l'outil. Cela vous permet de tester rapidement les fonctionnalités de base de l'outil et d'avoir un impact minimal sur votre production. Formez également les collaborateurs pour gagner en efficacité. La prise en main de l'outil doit être rapide, et l'adoption est cruciale pour que les équipes soient efficaces le plus rapidement possible. Certains logiciels collaboratifs disposent d'un support client élaboré qui indique les étapes à suivre, de l'inscription à l'utilisation de toutes les fonctionnalités.
4. Assurez une bonne expérience collaborateur. Anticipez les réactions des collaborateurs. Certains seront engagés et impliqués dans la mise en place de l'outil, tandis que d'autres pourront être passifs ou désintéressés. Il est essentiel d'impliquer tout le monde dans cette transition numérique. Pour ce faire, identifiez les "champions", c'est-à-dire les personnes engagées qui défendront l'outil et aideront les équipes à adhérer à sa mise en œuvre.

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Découvrez notre article qui vous donnera toutes les clés pour mettre en place efficacement votre outil collaboratif.

Une des questions à se poser est : combien de temps faut-il pour mettre en place une plateforme collaborative dans mon entreprise ?

Certains outils à la prise en main facile, épaulée par un bon accompagnement, peuvent être mis en place en quelques jours. En revanche, des outils plus complexes et sans support ne permettront d'être opérationnels qu'en 2 à 3 mois.

6. Faut-il opter pour une solution à installer ou accessible via le navigateur ?

Les solutions collaboratives peuvent être disponibles de trois manières :

• À installer sur votre propre serveur
• À installer sur un ordinateur
• À utiliser directement dans le navigateur

Choisir l'une ou l'autre de ces solutions n'est pas anodin.

Installer un outil directement sur votre serveur implique déjà de disposer d'un serveur web, ce qui a un coût plus ou moins élevé en fonction de ses performances. Cela nécessite également de nombreuses compétences et connaissances techniques.

L'installation du logiciel sur votre ordinateur est moins fastidieuse et vous permet parfois d'accéder à la solution en mode "hors ligne". Cependant, selon son mode de fonctionnement, la solution peut stocker des fichiers sur votre ordinateur. Il faudra donc veiller à ne pas surcharger votre ordinateur et à mettre en place un système de sauvegarde. De même, qui dit installation dit aussi mise à jour. En effet, pour bénéficier des dernières fonctionnalités et corrections de bugs, il faudra procéder à des mises à jour fréquentes. Dans le cas contraire, la solution deviendra obsolète, voire inutilisable au bout d'un certain temps, sans compter les éventuels problèmes de sécurité.

De ce côté, choisir une solution accessible via un navigateur web semble être le meilleur choix. Le seul bémol est qu'il est nécessaire d'avoir un accès permanent à internet pour l'utiliser. Néanmoins, il est de plus en plus difficile de se trouver dans un endroit sans aucun accès au réseau.

Une solution accessible via un navigateur web évite tous les problèmes techniques d'installation, de maintenance des serveurs et de mise à jour des logiciels. De même, toutes les données sont stockées dans le cloud et le plus souvent dupliquées sur plusieurs serveurs automatiquement.

7. Combien coûte une plateforme collaborative ?

Les offres et les prix varient selon le type de plateforme collaborative, le mode de facturation (mensuel ou annuel), par forfait, par licence utilisateur, selon l'usage, les fonctionnalités... Pour éviter toute mauvaise surprise, prévoyez et anticipez le nombre d'utilisateurs pour lesquels vous devrez souscrire un abonnement. Certains outils s'adapteront facilement à la croissance de votre entreprise en simplifiant l'ajout ou la suppression d'utilisateurs.

Pour vous donner une idée, certains outils proposent des offres d'entrée de gamme à partir de à partir de 3 ou 4 $ par utilisateur et par mois.

En conclusion ? Une plateforme collaborative est un espace de travail numérique sur lequel les petites, moyennes et grandes équipes sont réunies et connectées. Elles collaborent et communiquent en temps réel grâce à différentes fonctionnalités. En suivant les étapes de listing de vos problématiques et de vos besoins, et de l'accompagnement de vos équipes, ce type d'outil vous offrira de nombreux avantages, en présentiel ou à distance, en interne ou en externe.

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