Télétravail : 8 conseils pour une collaboration réussie

Le travail à distance est un atout pour les entreprises, à condition que la coopération entre les équipes soit réussie. Comment collaborer efficacement tout en travaillant à distance ? Grâce à nos conseils, le télétravail ne peut que profiter à votre entreprise !

1. Travailler ensemble à distance

Tout d'abord, il est important de comprendre le concept de la collaboration au sein d'une équipe. C'est un terme souvent utilisé, mais rarement expliqué. Le travail d'équipe fait référence à la capacité des membres d'un groupe à travailler ensemble pour atteindre un objectif commun en partageant des idées, des connaissances, des compétences et des ressources. Cela implique souvent une communication et une coordination efficaces entre les membres de l'équipe pour prendre des décisions, résoudre des problèmes et accomplir des tâches dans un environnement de travail d'équipe.

Parlons maintenant de la collaboration en télétravail. Le principe reste le même, mais à distance. Les équipes communiquent, partagent leurs connaissances et leurs compétences à l'aide d'outils collaboratifs puissants. Tous les membres de l'équipe peuvent jouer un rôle important en apportant une valeur ajoutée qui développe l'intelligence collective de l'entreprise. Il ne s'agit pas de tout partager, de tout faire ensemble ou de travailler en même temps. La collaboration à distance peut être à la fois synchrone et asynchrone où les membres de l'équipe ne travaillent pas simultanément.

Ce mode de travail se démocratise car il va de pair avec les nouvelles technologies comme les plateformes collaboratives.

La collaboration en télétravail est donc moteur d’implication, de cohésion, et d’innovation.

2. Le travail d'équipe à distance : un défi pour les entreprises

Le travail à distance est devenu un atout essentiel pour attirer les candidats et fidéliser les collaborateurs. C’est d’ailleurs une condition sine qua non dans la perspective d’un changement d’entreprise pour près de la moitié des cadres.

Cependant, les entreprises doivent faire face à un problème : la collaboration à distance peut nuire à la productivité et à l'efficacité de l'équipe. Toutes les équipes à distance, qu'elles soient petites, moyennes ou grandes, peuvent être affectées :

• Problèmes de communication : les échanges peuvent être plus difficiles et les malentendus plus fréquents.
• Manque de clarté et de suivi des activités : les télétravailleurs peuvent se perdre dans leurs tâches et les projets risquent de ne pas avancer.
• Mauvais partage de l'information : des données importantes peuvent ne pas être transmises, ce qui affaiblit l'efficacité de l'équipe.
• Diminution de la cohésion sociale : les interactions entre les équipes diminuent et le sentiment d'isolement peut être important.

Le travail en équipe à distance devient un véritable défi pour les entreprises qui doivent mettre en place des outils et des processus pour l'optimiser. Pour vous aider dans votre travail quotidien, voici notre site bonnes pratiques pour améliorer la coopération à distance.

3. Nos conseils pour un travail d'équipe efficace en télétravail

1. Utilisez les bons outils pour télétravailler et apprenez à bien les utiliser
2. Définissez les règles de communication
3. Utilisez le suivi d'activité
4. Renforcez le travail en équipe
5. Améliorez le management à distance
6. Organisez des réunions efficaces et ciblées
7. Créez un environnement positif
8. Améliorez la cohésion de l'équipe

Les outils numériques sont essentiels pour le travail à distance. La principale solution est la visioconférence, utilisée par 91 % des travailleurs à distance. La messagerie instantanée, le partage de documents, les calendriers partagés et les solutions de gestion de projet sont également des outils.

Pourtant, avec cette multitude d'outils, les équipes à distance risquent de se perdre. Entre les différents comptes utilisateurs, les logiciels à installer, le passage d'un onglet à l'autre... il est parfois difficile de s'y retrouver.

Nous vous conseillons d'utiliser une solution unique qui combine toutes ces fonctionnalités. Le travail en équipe est simplifié car les utilisateurs disposent de toutes les ressources au même endroit. En plus d'être un gain de temps, l'utilisation d'un outil collaboratif limite les dépenses de l'entreprise car un seul outil suffit. Découvrez tous les avantages d'une plateforme collaborative dans notre article.

Pour choisir la solution qui répond à vos besoins, faites un diagnostic préalable : avez-vous déjà mis en place un ou plusieurs outils ? Quels sont vos besoins ? Quel est le niveau de compétences et de connaissances de vos équipes en matière d'outils numériques ?

Avant tout, choisissez un outil qui respecte vos données et celles de vos équipes. Par exemple, chez Atolia, nous mettons en œuvre plus de 50 mesures de sécurité et de confidentialité pour protéger vos données.

Une fois que vous avez choisi votre outil, assurez-vous que vos équipes sachent l'utiliser correctement. Voici quelques-uns de nos conseils :

• Définissez des processus et des règles d'utilisation au sein de vos équipes. Chacun doit savoir comment utiliser l'outil en fonction des projets, des thèmes ou des besoins. Établir une fréquence de mise à jour des tâches, comment les documenter ou les assigner.
• Formez vos équipes : certains outils sont faciles et intuitifs à utiliser. Cependant, il faut s'assurer que tout le monde comprenne le fonctionnement.
• Modifiez votre statut en fonction de votre disponibilité : "en ligne", "occupé", "hors ligne"...
• Gérez les notifications de votre outil afin de ne pas être dérangé dans vos tâches. Certains outils proposent des réglages personnalisés en fonction de vos besoins.

En télétravail, une mauvaise communication rend tout progrès inefficace car l'information n'est pas transmise. Une bonne communication est donc essentielle à la réussite de vos projets. Pour cela, utilisez les bons outils pour communiquer avec vos équipes. Privilégiez la visioconférence ou la messagerie instantanée à l'e-mail.

En effet, l'e-mail est plus utile pour communiquer des informations à des collaborateurs externes. Mais la traçabilité est compliquée et les échanges s'éternisent. Les informations ont tendance à se perdre car elles sont noyées dans les afflux d'e-mails.

À l'inverse, l'utilisation d'un chat offre plus de réactivité. L'historique des échanges permet une meilleure traçabilité et une collaboration en mode synchrone ou asynchrone. La messagerie instantanée et la visioconférence sont efficaces pour résoudre plus rapidement les problèmes. La création de groupes ou de canaux de discussion par thèmes, projets ou équipes est idéale pour partager les informations avec les bonnes personnes. La visioconférence, quant à elle, est très utile pour éviter les barrières de la communication non verbale.

Veillez toutefois à fixer certaines règles, telles que les temps de réponse attendus et la nécessité de rédiger des messages clairs et compréhensibles afin d'éviter les sous-entendus qui ne seront pas compris. Il est également important de signaler votre arrivée en début de journée et votre départ afin que toute l'équipe soit informée de la présence de chacun.

Pour organiser et suivre vos activités, utilisez un outil de gestion des tâches en mode to-do-list. Cette solution est efficace pour tout le monde et pour de nombreuses raisons.

L’équipe et le manager voient les avancés des projets et travaillent en mode collaboration en fixant des échéances. Les tâches sont assignées aux collaborateurs et chacun sait ce qu’il a à faire. Cela permet de responsabiliser et d’équilibrer la charge de travail entre tous les membres de l’équipe.

Vous pouvez également organiser des réunions individuelles pour assurer le suivi des projets et prendre la température : points de blocage, opinions, questions, moral de chacun...

Ce suivi des activités améliore la gestion et l'expérience du travail à distance, car tout est clair et compréhensible.

En télétravail, tout comme en présentiel, la collaboration peut être fragilisée par le cloisonnement des services. Les équipes sont silonées et les informations ne sont pas transmises.

Pourtant, le décloisonnement des services favorise le partage d’idées, stimule la créativité et l’innovation. Les collaborateurs travaillent ensemble pour résoudre des problèmes et créer de nouvelles solutions. Toutes les équipes sont synchronisées et alignées sur les objectifs.

Pour ce faire, partagez les informations et les documents dans des espaces de travail organisés, des groupes ou des canaux de discussion afin qu'ils puissent être trouvés et mis à la disposition de tous.

Le succès de la collaboration dans le travail à distance dépend en grande partie du management. Le manager doit adapter son comportement pour favoriser un management de proximité, en étant le lien entre la direction et le personnel. Il est responsable de l'alignement des missions de son équipe sur les objectifs de la direction et doit transmettre une vision claire tout en encourageant l'adhésion aux valeurs de l'entreprise.

Voici quelques conseils pour développer une gestion efficace de la proximité en télétravail :

• Clarifiez les rôles et les responsabilités de chaque membre de l'équipe.
• Planifiez les activités et assurez un suivi régulier.
• Fixez des objectifs mensuels, trimestriels ou semestriels mesurables et réalisables. Classez-les par ordre de priorité et rappelez-les fréquemment à tout le monde.
• Veillez à ce que chacun soit en phase avec ses missions et ses objectifs, en organisant régulièrement des réunions d'équipe ou individuelles.
• Encouragez "l'e-communication" pour rester en contact régulier avec chaque membre de l'équipe. Faites des feedbacks continus et encouragez les propositions, les avis et les idées de chacun. La confiance interpersonnelle et l'autonomie sont des facteurs clés pour une collaboration réussie en télétravail.

En présentiel comme en télétravail, organisez des réunions efficaces et gagnez du temps. Voici quelques-uns de nos conseils :

• Gardez à l'esprit qu'il est préférable de documenter plutôt que de se réunir. 99 % des sujets peuvent être traités de manière asynchrone par le biais d'e-mails ou de documents.
• Réservez les réunions aux moments où des décisions doivent être prises ou des obstacles doivent être surmontés.
• Établissez un ordre du jour clair et concis, chargez quelqu'un de prendre des notes et faites un compte rendu de la réunion.
• Réduisez la durée par défaut des réunions et veillez à les terminer à temps pour respecter l'emploi du temps de chacun. Les contraintes aident à être efficace. Pour ce faire, désignez un chronométreur.
• Donnez à tous les participants la possibilité de s'exprimer. Certaines personnes se sentent à l'aise pour parler en public, tandis que d'autres préfèrent réfléchir en silence. Pour faciliter la prise de parole, envoyez de la documentation à l'avance, créez une boîte à idées ou un sondage.

Retrouvez tous nos conseils pour des réunions efficaces sur notre blog.

Pour optimiser le travail en équipe à distance, créez un environnement qui favorise la bienveillance et la communication transversale, ouverte à la critique et à la transparence. Valorisez le travail bien fait et développez les compétences de chacun. Responsabilisez les membres de l'équipe par la confiance et l'autonomie en partageant les outils et les informations nécessaires pour travailler efficacement.

En suivant les différents conseils de cet article, vous parviendrez à créer un environnement favorable.

Le travail à distance peut poser des problèmes pour le bien-être des collaborateurs. Le sentiment d'isolement, le manque d'appartenance et la démotivation sont souvent mis en évidence. Ces obstacles entravent la collaboration et la productivité.

Pour améliorer la cohésion de l'équipe, il est possible d'établir des rituels ou des activités en ligne. Par exemple, jouez à des jeux en ligne ou organisez des appels vidéo informels pour remplacer les discussions à la machine à café. Chez Atolia, nous prévoyons dans notre agenda d'équipe des événements de 15 minutes pour nous rejoindre en visioconférence et discuter.

Le travail hybride, l’alternance entre des jours de travail au bureau et à distance, peut également contribuer au bien-être de chacun. Chez Atolia, nous choisissons nos jours en présentiel, généralement pour les réunions d’équipe ou les activités de teambuilding. À l’inverse, nous privilégions les journées en télétravail pour passer des appels avec nos clients et partenaires.

Grâce à nos conseils, vous pouvez améliorer le travail d'équipe à distance, promouvoir la culture d'entreprise et améliorer le bien-être de votre équipe. Vous avez les cartes en main, à vous de jouer !