Comment réussir la mise en place d'un outil collaboratif ?

Sous les feux des projecteurs depuis plusieurs années, et plus encore suite à la crise sanitaire, la transformation numérique bouleverse le monde du travail. Mais qu'est-ce qui explique cet engouement ?

La réponse est simple : cette démarche, qui vise à intégrer les technologies numériques au cœur des stratégies de l'entreprise, contribue à l'efficacité et à la pérennité de ses activités. Un outil collaboratif comme Atolia, par exemple, rassemble en un seul lieu toutes les fonctionnalités pour travailler en équipe, au bureau ou à distance. C'est très pratique !

Mais adopter ces nouveaux outils au sein d'une organisation n'est pas toujours facile : c'est parfois toute l'organisation interne qui est bouleversée. C'est tout un projet qu'il faut développer, avant, pendant et après la mise en place de cette solution.

Voici nos conseils pour réussir la mise en place d'un outil collaboratif au sein de votre organisation ! Bonne lecture ! 😉

Établir un diagnostic en amont

Avant toute chose, vous devez faire le point sur la situation actuelle : où en est votre entreprise dans la transformation numérique ? Des outils sont-ils déjà en place pour aider vos collaborateurs dans leurs tâches quotidiennes ? Et à votre avis, quel est leur niveau de connaissances et de compétences par rapport aux outils numériques ?

Pour ce faire, réalisez un diagnostic interne afin de situer votre entreprise ou votre équipe dans le domaine du numérique. Cela vous permettra d'identifier vos besoins tout en conciliant votre stratégie et les problématiques qui en découlent. Pour réaliser un diagnostic, plusieurs solutions s'offrent à vous :

Faire appel à un prestataire externe, spécialisé dans ce type de thématique.

Évaluer votre maturité numérique avec le "Digitalomètre", proposé par Bpifrance : il s'agit d'une auto-évaluation du niveau de maturité numérique de votre entreprise. Vous recevrez des recommandations personnalisées qui vous aideront dans votre transition numérique.

Cyber-sécurité : choisir le bon outil

Pour exploiter au mieux les possibilités offertes par un outil collaboratif, celui-ci doit être adapté à vos besoins et à ceux de votre entreprise. Il doit répondre au mieux aux problématiques rencontrées au sein de vos équipes. Mais pour choisir le bon outil, vous devez avant tout penser à la sécurité de vos données. 🔐

Les outils numériques nous font parfois peur avec les risques de cyber-attaques, de perte ou de vol de données. La protection de la vie privée n'a jamais été aussi importante qu'aujourd'hui. Et c'est pourquoi il devient essentiel de choisir l'outil collaboratif qui respecte vos données et celles de vos utilisateurs ou clients.

Par exemple, chez Atolia, la confidentialité et la sécurité de vos données sont nos priorités : nous mettons en œuvre plus de 50 mesures de sécurité pour garantir votre secret professionnel. Ce qui est important pour vous, l'est aussi pour nous !

Accompagner vos équipes dans le changement

Ça y est, vous avez trouvé l'outil collaboratif adapté à vos besoins ! Mais ce n'est pas encore fini ! Vous devez maintenant l'annoncer à vos collabotareurs. Et surtout, vous devez leur parler des avantages que l'outil leur apportera.

En général, vous serez confrontés à 3 profils de personnes dans tout projet de mise en œuvre d'un nouveau logiciel. Ceux qui veulent se lancer (les enthousiastes), ceux qui ne veulent pas (les réfractaires), ceux qui s'en fichent (les attentistes).

Pour éviter toute résistance au changement ou manque d'implication, vous devez faciliter le déploiement de ce futur outil avec vos collaborateurs. Voici nos conseils.

Mettre en place un système d'objectifs et de récompenses

Il est important d'expliquer à vos équipes pourquoi elles doivent se donner la peine de réorganiser leur vie quotidienne. L'outil ne changera pas tout. Mais c'est leur façon de travailler et de collaborer qui sera mise à jour. Il ne suffit pas d'être coaché sur l'outil lui-même, mais il est surtout important d'être coaché sur la manière de l'utiliser : c'est ce que nous appelons le " coaching d'animation de communauté ". Vous devez leur expliquer comment ils seront récompensés : gain de temps, gain de productivité, meilleure communication et une gestion moins chronophage et plus intuitive de leurs activités !

Former les collaborateurs

Pour profiter des avantages d'une plateforme collaborative, vos équipes doivent être préparées en amont afin que sa mise en œuvre soit rapide et facile. Et ainsi avoir les résultats escomptés. Pour aider vos collaborateurs à s'approprier l'outil, il est nécessaire de partager les différentes informations avec tous les acteurs : c'est l'élément clé pour une adhésion réussie au projet. La collaboration n'est pas naturelle pour tout le monde. Et encore moins avec le numérique. Il faut de la confiance et une culture de l'adaptabilité au changement. Le service RH, ainsi que tous les managers, jouent un rôle clé dans cette transition. Établir un plan de communication est pertinent pour une adhésion réussie : formations, réunions (en face à face ou à distance), tutoriels ou e-mails pour détailler l'utilité et le fonctionnement de leur nouvel outil collaboratif. Autre exemple, l'entretien annuel, idéal pour encourager le travail collaboratif.

Il est inutile de mettre en place un outil collaboratif si vos équipes ne comprennent pas comment il fonctionne ou pourquoi il est utile. C'est pourquoi un plan de communication est essentiel.

Les nouvelles technologies offrent des opportunités qu'il faut saisir et mettre à profit au sein de votre entreprise. Ainsi, vous gagnerez en temps et en efficacité ! 🚀