7 conseils pour gagner du temps grâce à des réunions efficaces

Nous sommes inondés de réunions en visioconférence ou non, et d'échanges d'emails interminables et souvent inutiles. Voici 7 conseils pour préparer des réunions plus efficaces et mieux gérer votre emploi du temps.

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Réunions, réunions, réunions...

Une étude réalisée en 2022 par Steven Rogelberg, enseignant-chercheur en sciences organisationnelles à l'université de Caroline du Nord, a révélé que les collaborateurs passent en moyenne 18 heures par semaine dans 17,7 réunions. Ces mêmes personnes auraient préférées ne pas assister à 31 % de ces réunions.

Avec le télétravail, pour la plupart d'entre nous, nos agendas se sont remplis d'encore plus de réunions...

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Réunions, interruptions et concentration

De toutes les réunions, les pires sont les réunions rapides, car elles n'ont rien de "rapides".

Elles perturbent votre concentration et il vous faut ensuite plusieurs minutes pour vous replonger complètement dans ce que vous faisiez. Plus précisément, toute interruption de votre travail nécessite en moyenne 23 minutes pour retrouver le même niveau de concentration.

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Trouver l'équilibre

Cette succession de réunions est un mode de travail bien trop synchrone pour collaborer sereinement. Il n'est pas durable et productif d'avoir constamment des moments de travail en équipe, ainsi que d'être constamment en réaction instantanée.

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D'autre part, les boîtes e-mails sont remplies de discussions sans fin et des informations importantes se perdent.... C'est trop asynchrone pour fonctionner de manière fluide. Mais c'est un autre sujet.
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En bref, nous avons besoin d'un changement culturel et systématique autour des réunions et du travail d'équipe. Toutes les réunions ne sont pas mauvaises, mais la plupart d'entre elles peuvent être évitées.

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De même, nous devons trouver un meilleur équilibre entre le travail en équipe, le temps de production effective et le temps de pause.

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7 conseils pour réduire le nombre de réunions

Voici la liste des bonnes pratiques que nous appliquons chez Atolia et au sein du groupe SaaS Labs pour organiser des réunions plus efficaces, que ce soit en ligne comme en présentiel. Ces conseils nous permettent également de réduire de 50% le nombre de réunions et de travailler de manière plus asynchrone.

Comment réduire le temps passé en réunion ? Voici nos 7 bonnes pratiques :

1. Demandez-vous si cette réunion est vraiment nécessaire et utile
2. Terminez les réunions plus tôt
3. Ne participez pas aux réunions sans ordre du jour
4. Une réunion récurrente peut être annulée
5. Réduisez la durée par défaut des réunions
6. Protégez votre calendrier
7. Vous avez le droit de quitter une réunion

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1. Demandez-vous si cette réunion est vraiment nécessaire et utile

La majorité des réunions peuvent être converties en e-mails ou en documents. Ne vous réunissez que pour prendre des décisions importantes et pour réfléchir ensemble à la manière de résoudre les problèmes. Ce sont les deux seules véritables raisons d'organiser une réunion.

La réunion d'équipe de 30 minutes en début de semaine est tolérée car elle permet de faire le point sur les tâches accomplies et à accomplir, ainsi que de créer une cohésion d'équipe.

Néanmoins, pour assurer le suivi des tâches, un outil de gestion de projet ou un simple document est plus approprié et peut être consulté par tout le monde en temps voulu plutôt qu'en réunion.

2. Terminez les réunions plus tôt

Arrivez préparé à vos réunions et essayez de les terminer plus tôt, dès que tous les points de l'ordre du jour ont été discutés. Pour ce faire, vous devez également désigner un "gardien du temps".

3. Ne participez pas aux réunions sans ordre du jour

N'assistez pas aux réunions sans ordre du jour précis. Sans cela, il est trop facile de se perdre dans des discussions aléatoires et sans intérêts. De plus, la plupart de ces réunions sans ordre du jour aboutissent par l'organisation d'autres réunions...

4. Une réunion récurrente peut être annulée

S'il n'y a pas de véritable ordre du jour ou de nouvelles informations à partager, il faut annuler la réunion. Vous ferez une faveur à tous les participants.

5. Réduisez la durée par défaut des réunions

Plutôt que de bloquer 30 ou 60 minutes, ne prenez que 15, 20 ou 40 minutes de réunion. Cela oblige tout le monde à être synthétique et à aller droit au but. Surtout quand on sait que notre capacité de pure concentration est d'environ 30 minutes à 1 heure, mais devant un écran, elle ne peut être que de quelques minutes...

De plus, il est prouvé que plus on a de temps disponible, plus on met de temps à réaliser une tâche (c'est ce qu'on appelle la procrastination). Raccourcir le temps des réunions est donc un bon moyen de gagner en efficacité.

6. Protégez votre calendrier

Refusez les réunions lorsque vous pensez que vous n'avez rien à apporter. Les réunions constituent une escalade. Elles ne doivent être utilisées que lorsque toutes les autres communications écrites ont échoué.

7. Vous avez le droit de quitter une réunion (Oui, oui !)

Si vous n'avez rien à apporter à la réunion, si elle n'a aucune valeur pour vous, ou si tous vos sujets ont été traités, n'hésitez pas à partir. Bien sûr, cette pratique n'est pas très courante aujourd'hui et peut être mal perçue. Prenez un peu de temps pour expliquer votre démarche et vous rendrez service à tout le monde.

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Organisez dès maintenant vos réunions avec Atolia et collaborez plus facilement (chat, vidéo, calendriers partagés, co-édition de documents et gestion de projets).

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