7 conseils pour organiser une réunion efficace + Modèles

Nous sommes tous submergés de réunions en visioconférence ou en présentiel. Souvent elles sont mal animées, inefficaces et inutiles.

Alors, comment bien organiser les réunions pour prendre des décisions et faire avancer les projets ? 

Voici nos 7 conseils faciles à mettre en place pour organiser des réunions efficaces ainsi qu’un modèle d’ordre du jour et un modèle de compte-rendu :

1. Construisez un ordre du jour simple
2. Partagez les ressources en amont
3. Limitez le nombre de participants et vérifier leurs disponibilités
4. Désignez un secrétaire et un time-keeper
5. Donnez une chance à chacun de s'exprimer
6. Rédigez un compte-rendu de la réunion
7. Fixez un autre rendez-vous

• Modèle d'ordre du jour de réunion
• Modèle de compte-rendu de réunion

Conseils pour organiser des réunions efficaces

1. Construisez un ordre du jour simple

Veillez à ne pas multiplier les sujets, car vous risquez de perdre votre auditoire et de prolonger inutilement la réunion. Définissez un objectif de réunion clair et un ordre du jour de la réunion. Une liste de 3 à 5 sujets est idéale. Consultez notre modèle d'ordre du jour de réunion à la fin de cet article.

2. Partager les ressources à l'avance

Afin que tout le monde puisse bien préparer la réunion, il est utile de partager des ressources (documents, liens…) en amont. Ainsi chacun pourra préparer des questions ou des débuts de réponses à certains éléments de l’ordre du jour.

3. Limiter le nombre de participants et vérifier leurs disponibilités

Inutile de convier toute l’entreprise, une réunion efficace qui débouche sur des décisions se passe en petit comité. Quatre à sept personnes suffisent la plupart du temps. Au-delà, vous faites baisser vos chances de prendre une décision.

En petit comité, il est également plus facile de gérer les temps de parole. Avant d’envoyer vos invitations, pensez également à vérifier la disponibilité de chacun grâce à des agendas partagés.

4. Désignez un secrétaire et un Time-keeper

Pour organiser des réunions efficaces, il est primordial de désigner quelqu’un pour la prise de notes et être le maître du temps. Cela peut bien sûr être la même personne.

Sans prise de note, il ne vous restera que des souvenirs flous des propos échangés et des décisions prises.

De même, pour rester efficace, quelqu’un doit s’assurer que tous les sujets de l’ordre du jour pourront être abordés et que la réunion ne se prolonge pas outre mesure. Il s’agit de s’imposer des contraintes de temps pour rester efficace mais également de respect envers vos participants, car nous avons tous des agendas bien remplis.

5. Donnez une chance de s’exprimer à chacun

Si vous dirigez une réunion, soyez clair sur l'ordre du jour et l'objectif de la réunion, mais laissez ensuite les autres s'exprimer. Si vous partagez vos idées en premier, vous courez le risque de biaiser les discussions.

De même, pour simplifier, nous dirons qu'il existe deux types de personnes : les extravertis et les introvertis.

Les extravertis sont plus à l’aise pour s’exprimer à chaud en réunion. Toutefois, les introvertis ne sont pas forcément à l’aise pour prendre la parole ou ont besoin d’un temps de réflexion plus long. Pourtant, ils ont sûrement de superbes idées.

Pour leur laisser une chance de s’exprimer, il y a plusieurs solutions :

• Faites un tour de la table
• S'adresser à ceux qui sont restés silencieux
• Créer un sondage en amont ou a posteriori
• Organiser un échange individuel avec les plus introvertis

6. Rédigez un compte-rendu de la réunion

Une réunion sans compte-rendu, ce sont de précieuses informations jetées à la poubelle…

Le secrétaire doit prendre des notes de la réunion. Ces notes doivent comprendre les questions en suspens, les décisions prises et les actions à mener pour chacun ainsi que les prochaines échéances.

En effet, en fin de réunion ou dans le compte-rendu, il est primordial de bien définir les tâches à faire, par qui et pour quand. Sans cela, chacun attend que l’autre fasse le premier pas et vos décisions ne mèneront à rien d’autre qu’à de nouvelles réunions inutiles…

Enfin, n’oubliez pas de partager votre compte-rendu dans un groupe de discussion ou dossier auquel tous les intéressés ont accès.

7. Fixer un autre rendez-vous

Si nécessaire, avant de terminer la réunion, fixez une date pour la prochaine réunion. S’il s’agit d’un point de suivi des actions, n’invitez que les personnes directement impliquées.

‍

Pour organiser des réunions efficaces, essayez Atolia, qui combine le meilleur de la collaboration en un seul endroit (chat, vidéoconférence, calendriers partagés, co-édition de documents et attribution de tâches).

Modèles d'ordre du jour et de compte-rendu de réunion

Comment construire un bon ordre du jour de réunion ?

L'ordre du jour d'une réunion doit être concis mais complet. Il doit contenir :

• l'objectif de la réunion
• la liste des sujets à traiter sous forme de questions
• les éléments qui nécessitent une décision
• la liste des participants
• la durée totale et par élément
• des ressources sous forme de liens. Un événement dans un agenda ne doit pas être utilisé pour stocker des informations.

Modèle d'ordre du jour de réunion

(Vous pouvez le copier et le coller directement dans votre agenda).

‍

Nom de la réunion :

Objectif de la réunion :

Sujets à aborder et les éléments qui nécessitent une décision (❗) :

• Sujet A - 5 min
• Sujet B ❗ - 10 min

Participants :

Ressources :

Comment rédiger un compte-rendu de réunion ?

Pour faire un compte-rendu efficacement, une personne doit être désignée pour prendre des notes. Ce compte-rendu doit liste :

• Les présents et les absents
• Les décisions prises
• Les actions à entreprendre, par qui et à quelle échéance
• La date de la prochaine réunion, si nécessaire

Modèle de compte-rendu de réunion

(Vous pouvez le copier et le coller directement dans votre agenda).

‍

Nom et date de la réunion :

Présent :

Absent :

Les décisions prises :

• Décision A
• Décision B

Actions à faire et par qui :

• Action A - Prénom - Date
• Action B - Prénom - Date

Date de la prochaine étape ou réunion :

‍

Organisez dès maintenant vos réunions avec Atolia et collaborez plus facilement (chat, vidéo, calendriers partagés, co-édition de documents et gestion de projets).

‍

‍

Visuels par Fauxels (Pexel)