Télétravail : les outils pour gagner en productivité

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25/03/2020

L’objectif du télétravail est de permettre à l’employé de rester productif grâce aux technologies d’information et de communication. Pour cela, tous les moyens nécessaires doivent être mis à disposition des télétravailleurs. Les outils collaboratifs sont alors indispensables pour rester en lien les uns avec les autres et garder un travail d’équipe à distance puissant.

En tant qu’espace de travail digitalisé, Atolia fonctionne en ce moment 100% en télétravail. Mais concrètement, comment les outils de notre application nous permettent d’avoir une communication fluide et efficace même à distance?

Armez-vous d’un ordinateur, d’une connexion internet et laissez-vous guider !


La messagerie instantanée


Pour rester en communication avec son équipe ! La messagerie instantanée est un espace privé, dans lequel chacun peut échanger avec tous ses collaborateurs, que ce soit en privé ou dans les espaces dédiés sur l’application (« groupes »).

La messagerie instantanée bénéficie aux entreprises car elle facilite la communication entre les salariés. En effet, elle permet de réduire le nombre de mails et d’échanger rapidement. Elle rend également possible les échanges informels, un plus pour l’esprit d’équipe !


L’agenda partagé


L’agenda partagé fait partie des outils collaboratifs permettant une gestion du temps optimale au sein d’une entreprise. Ainsi, fixer la date le lieu et l’heure d’un rendez-vous ne prend que quelques clics ! Il n’est plus nécessaire de devoir s’assurer des disponibilités de chacun en amont.

Grâce à la possibilité de programmer des notifications et d’en recevoir (notamment les rappels), la communication devient fluide et automatique. En effet, chaque membre de l’équipe aura une vision globale des activités au sein de l’entreprise, chacun est tenu informé des prochains événements et disposera des informations nécessaires.  


La gestion de projet


Un outil de gestion de projet en ligne permet de suivre et coordonner l’évolution des différents projets au sein de l’entreprise. Ainsi, chaque collaborateur peut centraliser les informations nécessaires, maîtriser les délais et prioriser les tâches selon ses objectifs.  

Cette fonctionnalité est inspirée de la méthode japonaise Kanban, qui signifie « étiquettes ». Plus précisément, les tâches vont être organisées selon différentes catégories (par exemple « à faire », « en cours », « fait »). Vous pourrez alors les déplacer au fur et à mesure de leur avancée.



La visioconférence


Pour une entreprise en télétravail, il est indispensable pour les membres de l’équipe d’avoir la possibilité de se voir dès qu’il y en a besoin et se parler de vive voix.

Mais la visioconférence a aussi des avantages sociaux non négligeables! La communication est optimisée, plus conviviale, et les échanges très réactifs. En effet, les relations entre les différents partenaires sont profondément modifiées car cet outil permet de communiquer en temps réel, et ne dépend plus des appels téléphoniques et des e-mails. En conséquence, les prises de décisions sont accélérées naturellement.


Outils de partage et de stockage de documents


Outil incontournable pour garantir un travail collaboratif efficace. En effet, les utilisateurs peuvent partager toutes sortes de données (documents, vidéos, photos…). Par défaut, chaque utilisateur dispose de 10 Go gratuit de stockage en ligne, qu’il  est possible d’étendre sur mesure selon la formule choisie.

Un système de stockage qui permet aux utilisateurs d’y accéder via n’importe quel support (ordinateur, tablette ou smartphone) quel que soit l’endroit où ils se trouvent.


L’édition collaborative de documents


Enfin, un dernier avantage non négligeable : la fonction édition collaborative. Cette dernière permet aux équipes de partager et de sauvegarder des documents en format Word, Excel et Powerpoint.  Un outil permettant travailler en même temps sur le même document, et garder un historique précis de toutes les versions du document. L’expression « travailler ensemble » prend alors tout son sens !

Vous voulez en savoir plus ? Ou partager votre expérience du télétravail? Contactez-nous !


Lorraine Ouastani

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