La messagerie d’entreprise est indispensable

Cela fait plusieurs années que nous sommes habitué(e)s à échanger avec nos proches via des applications de messagerie instantanée. Dans le monde professionnel, ce moyen de communication gagne du terrain mais reste parfois peu ou mal utilisé, et souvent oublié au profit des échanges par e-mail. Qu’il s’agisse d’échanger avec vos collègues en interne, des clients, fournisseurs ou partenaires, il est temps de vous (re)mettre à la messagerie d’entreprise. Et de découvrir en fin d’article ce que l’e-mail n’arrivera jamais à faire aussi bien qu’une messagerie instantanée.

L’alternative aux e-mails

L’e-mail est un outil formidable nous permettant de communiquer tout type d’informations. Sans surprise, dans le monde professionnel, l’e-mail est le moyen le plus utilisé pour communiquer. Il est évident que pour les communications inter-entreprises l’e-mail reste le choix par défaut. Mais son utilisation est beaucoup moins légitime quand il s’agit d’échanger entre collaborateurs de la même entreprise.
Les boîtes mails débordent de messages plus ou moins pertinents et nous perdons du temps à la fois dans la rédaction de longs e-mails et dans leur tri et lecture. L’attente d’une réponse ou l’assurance qu’un e-mail a bien été reçu peut engendrer du stress au quotidien. Vous vous êtes sûrement déjà fait(e) la réflexion : trop d’échanges par e-mail nuisent à la productivité de vos collaborateurs. Afin d’être plus efficace dans les échanges, il est nécessaire de trouver une solution alternative.

La simplicité avant tout

L’utilisation d’une messagerie instantanée est très simple. Il suffit de posséder un terminal connecté à internet (ordinateur ou smartphone) et l’envie de communiquer évidemment ! Si ces deux conditions sont réunies, le tour est joué. Plus besoin de réfléchir à un objet pertinent, ni de respecter les formules de politesse en vigueur dans un e-mail. Une réponse simple, précise et qui va à l’essentiel apporte sérénité et un gain de temps considérable. Il faut tout de même conserver une écriture professionnelle et éviter les fautes d’orthographe !

Avec la messagerie instantanée, les conversations sont plus ludiques et agréables. Les fonctionnalités des messageries instantanées comme les vocaux, les emojis ou les GIFS, dynamisent les conversations tout en transmettant des émotions.

24 heures ou 5 minutes ?

Sitôt posté, sitôt reçu. C’est la philosophie de la messagerie instantanée. En moyenne, les personnes contactées par tchat répondent généralement dans les 5 minutes alors qu’une demande envoyée par e-mail obtient une réponse dans les 24 heures. Attention à ne pas entrer non plus dans la tyrannie de l’immédiateté. Et là, c’est du côté de la culture d’entreprise et des process qu’il faut se pencher, peu importe l’outil de communication utilisé.
Dans une messagerie instantanée, vous pouvez de toute façon connaître la disponibilité de votre interlocuteur, grâce à un système de pastille (vert, orange ou rouge), ou de statut (en ligne, absent, occupé).
La fluidité ne se limite pas aux conversations mais aussi à l’échange de fichiers, photos et vidéos.

Des inconvénients surmontables

Malgré ces nombreux avantages, la messagerie instantanée n’est pas parfaite. Elle peut se révéler contre productive si un trop grand nombre de personnes discutent en même temps au même endroit. D’où l’importance de bien structurer les échanges, dans différents groupes de travail.
Pour éviter une potentielle déconcentration des collaborateurs, un système paramétrable de notifications est indispensable.

Sur Atolia par exemple, vous définissez vos préférences pour chaque groupe en choisissant de :

  • désactiver l’ensemble des notifications
  • notifier uniquement les messages où vous êtes mentionné(e)
  • garder les notifications actives

Parfois une réaction vaut mille mots, d’où la pertinence de répondre explicitement sous forme d’emoji. De quoi gagner du temps et insuffler davantage de vie à vos conversations.
Il est également fréquent de constater un manque d’organisation dans les échanges, alimentant la perte de temps et de productivité.

Choisir le bon groupe sur lequel partager une information, c’est le premier pas. La catégorisation des groupes sur Atolia vous facilite la tâche.
Puis au sein d’un groupe, répondre directement à un message en ouvrant un fil de discussion c’est encore mieux.
Si en plus vous pouvez, comme sur Atolia, mettre en favoris certains messages ayant une importance particulière pour mieux les retrouver plus tard, vous avez tout bon !

Et la messagerie instantanée devient un cockpit complet

En plus de communiquer avec vos collaborateurs, clients et partenaires, Atolia centralise les informations provenant de votre écosystème numérique et depuis d’autres applicatifs.

  • Les tweets en temps réel des comptes importants dans votre secteur ? Hop, directement remontés dans le groupe de l’équipe marketing.
  • Les messages d’alertes sur vos environnements de production/informatiques ? Hop, remontés dans le groupe “Monitoring” de votre équipe technique.
  • Le dernier avis client reçu sur un outil comparateur ? Là aussi, un message est posté dans le groupe de l’équipe commerciale.

Des exemples de flux de travail automatisés comme ceux-ci dont vous pouvez vous inspirer pour gagner en productivité, nos clients et notre équipe en trouvent régulièrement. N’hésitez pas à nous solliciter sur le support en ligne afin de les découvrir.

Pour conclure, il est essentiel de rappeler l’importance d’une bonne “hygiène numérique” et cela même sur un outil aussi simple et quotidien que la messagerie instantanée. Il est primordial de faire attention à ce que l’on dit et à ce que l’on partage. Derrière nos écrans, nos paroles peuvent paraître sans conséquences et pourtant blesser ou apporter de la confusion. Les outils numériques ne font pas tout, soyons tous responsables et acteurs d’une communication saine et productive en entreprise !