Les limites de l’e-mail, comment communiquer autrement ?

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13/12/2018

L’e-mail : un outil collaboratif en apparence seulement

Si la collaboration consiste à communiquer et à partager l’information, on pourrait se dire que l’e-mail fait déjà bien le travail. En effet, l’e-mail est devenu au fil des années l’un des moyens incontournables pour communiquer en entreprise. Pourtant, s’il n’est pas encore pour tous une technologie obsolète, il révèle bien des limites.

Les cadres reçoivent en moyenne 88 courriels dont 34 envoyés par des collaborateurs*.

Le cabinet Lecko abonde en ce sens en notant qu’il est « important de stopper les échanges corporate et d’opter pour une classification des échanges. En bref, de s’informer différemment dans un contexte où l’e-mail crée une surinformation. »

La sécurité est aussi la faiblesse de l’e-mail. Une proposition ne doit pas être accessible par d’autres personnes que celles de l’organisation. Même si la majorité des services de messagerie utilisent des fonctions anti-copie, la plupart des utilisateurs ne les utilisent pas. Ainsi, les pièces jointes ne bénéficient d’aucune sécurité et peuvent être expédiées à d’autres individus.

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Les salariés estiment passer plus de 5 heures par jour en moyenne à consulter leur messagerie – 5,6 heures en France et 5,4 heures en Europe*.

De plus, lorsqu’un nouveau collaborateur rejoint le service, l’unique solution pour qu’il prenne connaissance du travail en cours est souvent de lui faire suivre les multiples e-mails en essayant de ne pas oublier des informations importantes.

43% des cadres français sont interrompus au moins toutes les dix minutes par l’e-mail*.

Or, l’accès à l’information reste le fer-de-lance d’une collaboration efficace. Elle imprègne toutes les activités et améliore la compréhension. Et c’est bien là la promesse d’Atolia : une nouvelle façon de communiquer de façon fluide, transparente et agile, qui permet d’organiser l’information au travers de groupes de travail, auxquels on a soi-même choisi d’adhérer, mais aussi par le biais d’un tchat, pour les échanges plus informels. Atolia défend l’idée que l’information est aujourd’hui passée d’une logique de propriétaire à une logique de partage. La plateforme permet de rester synchronisé tout au long de la journée sur les informations qui sont utiles, sans effort et sans perte de temps à basculer d’une application à une autre pour repartager cette donnée.

L’information aide à la compréhension de l’environnement. En effet, c’est un élément essentiel de la prise de décision et de la capacité à prendre de nouvelles initiatives tout en réduisant le risque.

31% des salariés avouent être distraits dans leur travail*.

Grâce à la plateforme, les données ne sont plus enfermées dans la boîte e-mail des utilisateurs. Ainsi, elles restent disponibles, accessibles, et surtout, prêtes à être de nouveau mobilisées.

Pour conclure, l’e-mail ne garantit pas la sécurité, la fiabilité, ni la confidentialité des données. En effet, les accusés de réception ne sont pas toujours disponibles, certains e-mails ne sont pas distribués et pire encore, il est possible de divulguer des informations importantes en dehors de l’entreprise en se trompant de destinataire par exemple.

*Source : Radicati Group, mars 2015

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