Le Gantt est mort, vive le Kanban !

Avez-vous remarqué qu’en gestion de projet, lorsqu’il faut choisir une méthode de planification et de représentation, tout le monde ne jure que par le diagramme de gantt ? Il semblerait que les chefs de projets chevronnés et celles et ceux qui se mettent à la gestion de projet pour la première fois veulent être dans le coup en utilisant la dernière méthode à la mode.

Pourtant, le gantt est loin d’être adapté à tous les projets, et encore moins aux organisations qui débutent ou accélèrent en gestion de projets.

Alors, pourquoi continuer à vouloir faire compliqué quand on peut faire simple ?

Chez Atolia, nous valorisons le pragmatisme. C’est pour cette raison que nous n’avons pas développé le diagramme de gantt dans notre plateforme collaborative. La gestion de projet sur Atolia se fait avec des tableaux kanbans et des agendas partagés. Tout simplement.

Découvrez pourquoi vous ne devriez peut-être pas vous lancer si vite sur un outil de diagramme de gantt.

Les avantages du Gantt

Nous ne sommes pas de mauvaise foi chez Atolia. Bien sûr que le diagramme de Gantt a des avantages spécifiques et notamment lorsque :

  • des dépendances complexes et importantes existent entre les livrables de plusieurs équipes,
  • la réglementation contraint fortement le résultat du projet
  • certaines équipes ne travaillent pas en méthodes agiles alors que d’autres oui.

On reconnaît au diagramme de gantt l’avantage d’être “visuel”. De donner en un coup d’œil l’ensemble des tâches d’un projet et leurs niveaux d’avancements. C’est vrai. Mais c’est aussi le cas du kanban, voir encore mieux avec les filtres/étiquettes pour n’afficher qu’un type de tâches (par personne, date, degré de priorité, échéance, thématique …)

Et pas besoin du gantt pour savoir si l’on est dans les temps. Avec l’affichage en duo kanban/agenda, vous gardez le contrôle sur vos échéances.

Les inconvénients du Gantt

C’est un outil complexe à utiliser. Lorsque vos projets s’accumulent et qu’ils nécessitent de nombreuses ressources/tâches/personnes, le diagramme devient illisible. Dans tous les cas, il est primordial de désigner un chef de projet. Mais celui-ci aura la lourde tâche de mettre à jour le gantt régulièrement.

Quand une interface devient trop complexe à gérer et à consulter, les équipes arrêtent tout simplement de l’utiliser. Donc il vaut mieux faire plus simple et s’assurer de l’adoption des méthodes et outils que vous implémentez dans vos équipes.

Il y a un risque de rester en surface en visualisant un gantt où tous les voyants sont au vert : “Tout va bien, nous sommes dans les temps.” Alors que personne ne sait comment avancent concrètement les membres de l’équipe sur leurs tâches individuelles…

Pour que votre diagramme de gantt fonctionne, il faut penser votre projet de façon linéaire. C’est-à-dire du début à la fin. Cela requiert donc que vous connaissiez la ligne d’arrivée et les différentes étapes y conduisant de manière précise. Ce qui n’est pas toujours évident, notamment lorsque l’on travaille en collaboration avec un client et des prestataires, en mode agile avec des sprints permettant justement de rectifier à chaque fois le tir tout au long du projet.

Cette incompatibilité du gantt est d’autant plus flagrante sur des projets “intellectuels” comme la création d’un logiciel ou le déroulement d’une campagne marketing. Car il est souvent difficile de connaître à l’avance la durée précise du projet, et le gantt est alors trop rigide pour être pertinent.

En plus, lors de l’estimation de la durée d’une tâche individuelle, les attentes peuvent être irréalistes et tout simplement faussées par l’ajout de blocs tampons “au cas où.”

Pourquoi le Kanban vous va comme un gant ?

Parce que vous n’êtes pas médium ni devin. Et qu’il vaut donc mieux que vous passiez d’une approche déterministe à une approche probabiliste. En d’autres termes, que vous acceptiez de ne savoir que ce qui est important au présent, à l’instant même. Et que pour appréhender au mieux le futur fluctuant, les méthodes du Juste à Temps et de l’itération agile sont les plus adaptées.

Partout la simplicité est vantée.

On nous dit d’aller à l’essentiel. D’être frugal. De concevoir des produits et des services de manière responsable et durable.

Alors pour accélérer et travailler sereinement à plusieurs, l’idéal est d’utiliser une solution accessible au plus grand nombre. Sans qu’il y ait besoin de se former pendant 1 semaine pour savoir s’en servir correctement.

Dans le tableau kanban, on note des tâches sur des Post-its virtuels que l’on range dans des colonnes. On attribue une tâche à une ou plusieurs personnes, on y fixe une échéance et l’on déplace le post-it virtuel de cette tâche entre les colonnes du tableau au fil de l’avancement du projet.

À l’origine inventé par Toyota dans les années 1960 et aujourd’hui plébiscité dans tous les secteurs d’activités et toutes les tailles d’entreprises, le kanban ne nécessite pas de formation ni de conduite du changement particulières.

Les méthodes agiles rencontrent un franc succès depuis des années. Nombreuses sont les entreprises à y avoir recours, que ce soit au sein des équipes de développeurs, sur les chaines de production ou dans les départements communication. Tout le monde ou presque travaille en “sprints”.

Le kanban sur Atolia s’interface très bien avec une vue en calendrier. Étant donné qu’il est possible d’attribuer une date de début et de fin de réalisation à une tâche, en un clic vous basculez sur votre agenda et retrouvez l’ensemble des tâches d’un projet qui se superposent.

Pas de gestion de projet sans communication

Qu’on se le dise : l’outil ne fait pas tout.

Le plus important en gestion de projet, c’est de s’assurer que l’équipe livre une solution viable dans les temps. Que le travail le plus important a été réalisé en premier, sans avoir rien oublié. Que chaque personne a fait sa part sur des tâches pour lesquelles ses capacités étaient le mieux mises à profit. Que le séquencement des tâches a permis de réduire les coûts et les efforts. Qu’il a été facile de communiquer à toutes les parties prenantes la progression de l’équipe tout au long de l’avancement du projet.

Peu importe l’outil utilisé pour lister les tâches et les visualiser, le principal pour garantir le succès d’un projet reste la communication. Au sein d’une équipe transverse composée d’interlocuteurs internes de différents départements et encore plus lorsque l’on intègre le client, des partenaires, fournisseurs…

Votre objectif est de profiter des avantages du mode projet et des méthodes agiles ? Vous y arriverez d’autant mieux en facilitant l’adhésion de vos collaborateurs et le succès de la mise en place de nouvelles démarches de travail collaboratif.

Les tableaux Kanban sont de parfaits outils de collaboration et d’implication, car ils sont faciles à visualiser et tout le monde peut les mettre à jour. Les diagrammes de Gantt sont très utiles pour considérer un projet dans sa globalité afin de repérer les dépendances.

La solution miracle n’existe pas. Il peut arriver que plusieurs outils de planification doivent cohabiter, pour satisfaire les attentes parfois multiples des parties prenantes. Mais à l’heure de l’infobésité et de la multiplication des canaux de communication et des outils numériques, il est de bon augure de rationaliser ses dépenses logicielles. À la fois pour préserver la sérénité et la productivité de vos collaborateurs ainsi que la pérennité financière de votre organisation.

Essayez la gestion de projet simplifiée avec les tableaux kanbans d’Atolia, couplés avec les agendas partagés, vous verrez que le gantt n’est pas la panacée !