La visioconférence à l’ère du collaboratif

AccueilBlogLa visioconférence à l’ère du collaboratif
17/04/2020

La crise sanitaire que nous traversons change en profondeur nos méthodes de travail, et accélère d’autant plus la transformation digitale de nos entreprises. L’obligation de confinement rend la maîtrise des outils de télétravail indispensable à la continuité de la productivité de chacun, et parmi eux, la visioconférence s’impose de manière croissante comme un outil de travail collaboratif essentiel.



Un outil collaboratif prometteur


A l’ère de la digitalisation, les échanges physiques ponctuels lors de réunions traditionnelles ne suffisent plus, et la communication doit être continue. Ainsi, pour le bien de l’aboutissement des projets , les équipes doivent pouvoir interagir à tout moment.

La visioconférence tend à rendre les échanges plus efficaces et à diminuer les cycles de décision. Parmi tous les outils de travail digitaux, la visioconférence fait partie de ceux qui permettent de conserver une communication riche et interactive entre chaque collaborateur, quelque soit l’instant ou le lieu.
Chaque membre de l’équipe sera en mesure d’être au cœur des décisions quotidiennes de l’entreprise. Au-delà d’être un outil productif, cette dernière vient faciliter les échanges, la diffusion de l’information et devient de ce fait, un appui considérable au management d’équipe.

Le participatif étant au cœur des priorités des entreprises, la visioconférence devient incontournable. Cette dernière vient outrepasser les contraintes temporelles, logistiques et géographiques. Autrement dit, elle simplifie et fédère les échanges entre les collaborateurs, notamment dans une entreprise multi sites. Cela permet de contrer les pertes d’informations et les appels croisés avec vos collègues en permettant de diffuser transversalement et instantanément vos messages à chacun de vos interlocuteurs. Gain de temps et réduction des coûts garantis !

Les enjeux des solutions de collaboration digitales sont de réduire les silos qui freinent les échanges et de s’affranchir des distances, le tout, de façon à conserver la qualité d’une interaction physique.


Un levier d’efficacité professionnelle


Il est souvent difficile d’obtenir un présentiel de tous pour une réunion physique. La visioconférence vient apporter cette instantanéité et permet une disponibilité des participants. Ainsi, les interactions sont favorisées, et les prises de décisions accélérées.

La réunion virtuelle s’impose plus que jamais comme l’outil indispensable pour entretenir le sentiment d’appartenance d’une équipe travaillant à distance. Alors que le télétravail devient nécessaire, elle est devenue un des facteurs clé de succès de la réussite de sa mise en place et de sa prise en main par les salariés.
Au vu des circonstances actuelles, en permettant à leurs employés de travailler de chez eux et dans de bonnes conditions, notamment avec un outil tel que la visioconférence,  les entreprises sont en mesure de s’assurer de la poursuite de la productivité.

En effet, intégrée aux postes de travail, elle permet la continuité de la connexion des équipes avec leurs partenaires et leurs clients. De plus, en diminuant les déplacements, la productivité et la réactivité augmentent naturellement.


Comment réussir votre visioconférence ?



Voici quelques points à bien préparer avant votre rendez-vous afin de le rendre efficace et interactif :  


1) Préparation

Rendez-vous virtuel atypique, la visioconférence nécessite tout de même une certaine préparation. En outre, accordez- lui la même attention et le même enthousiasme que pour vos réunions traditionnelles.

2) Attitude

Restez intelligible pour vos collaborateurs. Faites notamment attention aux bruits parasites et maintenez votre espace sonore le plus silencieux possible, afin de faciliter l’écoute de vos interlocuteurs.

De plus, vous n’êtes pas dans l’obligation de rester statique face à la caméra, cependant, si vous vous déplacez, veillez à bien faire attention à la place de votre micro et de votre webcam, ainsi que des mouvements trop brusques qui peuvent influer sur la netteté et rompre l’image.

3) Simplicité

Face au nombre important des solutions de visioconférences, veillez à opter pour une qui soit en mesure de répondre aux besoins de votre entreprise et de vos salariés, que ce soit en termes d’architecture ou de sécurité.

Ainsi, utilisez des outils de visioconférence simples, idéalement sans logiciel à installer pour une prise en main facilitée. Certaines Digital Workplace comportent une fonction visioconférence, avec la possibilité d’y inviter les participants.

4) Interactivité

Impulsez de la motivation et de l’inspiration à vos collaborateurs. L’objectif est de faire émerger l’intelligence collective et la synergie d’équipe, pour cela, faites en sorte que cette réunion soit interactive.

5) Animation

Désignez une personne en charge de l’animation de la réunion, cela vous permettra de vous prémunir contre la perte d’attention de vos participants.  Ses missions seront alors de veiller au suivi de l’ordre du jour ainsi qu’au temps consacré à chaque sujet. 


Pour finir, n’oubliez pas de bien veiller à clôturer la fin de votre visioconférence . Autrement dit, chacun doit en ressortir avec l’envie de commencer ses missions, en sachant précisément ce qu’ils ont a à faire. Pour cela, n’oubliez pas de laisser un temps pour les questionnements qui ont trait à l’ordre du jour ou pour des interrogations plus personnelles qui en auraient découlées.

Enfin, programmez dès à présent la date de la prochaine réunion !


Vous souhaitez intégrer un outil de visioconférence au sein de votre entreprise ? Contactez-nous !


Lorraine Ouastani

Atolia, l'espace de travail agile & sécurisé

Augmentez la productivité de vos équipes avec un outil collaboratif et sécurisé qui vous permet de discuter en temps réel, suivre vos projets et partager des agendas.

Découvrir Atolia