La journée mondiale sans papier

Le 6 novembre, c’est la journée mondiale sans papier ! Le but est de sensibiliser le public à limiter l’usage du papier au quotidien, notamment dans les entreprises.

Qui n’a jamais eu des piles de feuilles volantes sur son bureau ! Des factures ou encore des publicités, difficile de travailler dans un tel désordre ! C’est bien pour cela que la numérisation est venue ébranler l’usage du papier au sein des entreprises. Plus pratiques, les outils numériques font maintenant partie du quotidien de beaucoup d’entre nous. Comment expliquer un tel engouement pour la dématérialisation ? Et quelles en sont les limites ? On vous dit tout dans cet article ! 😉

Le papier, un atout à nuancer

Une conservation plus longue mais qui prend de la place

Avec le papier, les données sont conservées sur une durée presque illimitée, à la différence des disques durs qui peuvent tomber en panne ou des espaces de stockage en ligne qui peuvent être piratés. Surtout, le papier n’a pas de risque de ne plus avoir de batterie comme c’est le cas pour les appareils électroniques !

Néanmoins, si vous travaillez dans un bureau, vous êtes d’accord que le papier prend de la place ! Nous le rangeons dans des pochettes ou des porte-documents qui eux-mêmes prennent une place considérable. Nos armoires sont remplies de papiers et nous ne savons plus où les stocker. À savoir aussi que consacrer autant de mètres carrés, notamment pour des salles d’archives, est très coûteux.

Un impact environnemental contrasté

D’un point de vue écologique, le combat du plus gros pollueur entre le papier vs. le numérique est assez serré. D’un côté, le papier se recycle plus facilement que les appareils électroniques. Voici quelques chiffres tirés d’une étude réalisée par le cabinet Quantis sur l’impact des supports papiers et numériques :

  • Un flyer papier a un impact 3,3 fois inférieur sur le réchauffement climatique qu’une vidéo en ligne.
  • Un courrier papier a un impact 1,7 fois inférieur sur l’appauvrissement de la couche d’ozone à celui d’un emailing.

Mais comme nous le savons tous, l’un des principaux inconvénients du papier concerne sa fabrication et son acheminement, qui consomment des ressources non négligeables en arbres et en énergies requises pour le blanchir, l’imprimer et le transporter. Par exemple, pour produire environ une tonne de papier, il faudrait 300 000 litres d’eau et l’équivalent énergétique de 2 000 litres de pétroles. Bien qu’en France et en Europe, l’origine du bois soit contrôlée, ce n’est pas le cas ailleurs dans le monde. D’après une estimation de l’Agence de l’environnement et de la maîtrise de l’énergie (Ademe), il y aurait entre 17% et 20% d’arbres abattus dans le monde qui servent à l’industrie papetière.

Quelques astuces pour limiter sa consommation personnelle de papier :

  • Mettre un autocollant « Stop pub » sur sa boîte aux lettres qui représente tout de même une économie de 55 kg de papier par an d’après l’enquête réalisée par l’UFC « Que Choisir » en 2014.
  • Limiter les impressions ou alors favoriser les impressions recto / verso.
  • Opter pour du papier recyclé.
  • Privilégier les labels et les certifications.
  • Éviter les erreurs de tri.

Un confort pour les yeux mais un défi pour la patience

Vous serez sans doute d’accord qu’il est difficile de lire plus de 4 pages sur un ordinateur ! La version papier reste un atout pour le confort des yeux et donne moins souvent mal à la tête qu’un écran d’ordinateur. Mais qu’en est-il pour le moral ? Car lorsque nous avons plusieurs documents sur notre bureau, nous devons les trier, les ranger et les conserver, ce qui demande une organisation rigoureuse. Et surtout, cela nous prend du temps : pour éviter d’avoir une pile de feuilles volantes sur notre bureau, c’est de manière quotidienne que nous devons ranger nos papiers. Dès lors que nous collectons un nouveau document. Il faut également être méthodique pour permettre à nos collaborateurs de retrouver rapidement l’un des fichiers. Mais là encore, comment être cohérent(e) sachant que nous avons tous nos propres manières de les trier ?

L’AIM (l’Association Information et Management) estime à 7h30 par semaine le temps moyen passé à chercher une information sur papier sans la trouver ! Aussi, une entreprise sur quatre est consciente qu’il faudra a minima un mois pour rassembler l’ensemble des documents nécessaires en cas d’audit. C’est comme chercher une aiguille dans une botte de foin ! Et sans parler qu’il est très fréquent que l’un d’entre eux  disparaisse, et là, c’est la panique ! À côté de cela, les dommages et les dégradations comme un incendie ou une erreur humaine peuvent également entraîner la perte de vos données, tout comme la sensibilité et la confidentialité de vos informations qui pourraient faire l’objet de vol.

La dématérialisation de nos activités : une alternative qui a ses limites

Les entreprises se tournent davantage vers la dématérialisation de leurs activités pour pallier à ces problématiques. Mais attention, cette alternative a ses limites !

La gestion électronique des documents (GED) : un atout dans la recherche de documents

Contrairement au papier, le numérique permet une consultation rapide de nos données, que ce soit des dossiers ou des fichiers. En un clic, il est possible de retrouver nos documents sur notre ordinateur ou notre smartphone, n’importe où, n’importe quand, grâce à la barre de recherche documentaire. C’est donc très pratique, surtout en télétravail : plus besoin de se déplacer au bureau puisque nos données sont à portée de main. La GED comme celle intégrée à Atolia est la solution pour une gestion des documents optimale. Les données sont centralisées, indexées et classées sur un seul et même endroit, accessibles à tout moment. La collaboration entre les services d’une entreprise est améliorée et l’accès aux informations est facilité. La visionneuse de documents évite d’imprimer des copies papiers pour tous les participants. Aussi, l’édition collaborative en ligne fait gagner du temps et favorise l’intelligence collective via la co-édition en simultanée. Et nous disposons également du dernier document à jour ! Ainsi, envolées les heures perdues à chercher un document et qui bien souvent nous font perdre patience. Une bonne gestion des documents participe à la productivité et à la motivation en offrant un meilleur confort de travail !

Un partage d’informations plus efficace

L’usage d’une messagerie instantanée ou de l’e-mail est plus rapide et surtout moins cher que l’envoi d’un courrier postal. Nous pouvons communiquer avec nos collaborateurs en temps réel, ce qui facilite le partage d’informations et ce d’autant plus avec les appels audio et vidéo. La collaboration devient plus simple et plus intuitive puisque les interlocuteurs discutent de vive voix.

Mais attention, le numérique a également ses défauts !

L’impact du numérique sur l’environnement est bien réel ! Dans son rapport, l’Ademe estime que le secteur du numérique serait le troisième consommateur d’énergie de la planète, émettant 4% des gaz à effet de serre dans le monde en 2020. Plus précisément, cette pollution est due à 47% des équipements d’utilisateurs (ordinateurs, smartphones, tablettes, etc.), 28% des infrastructures réseaux, 25% des data centers (centres de stockage de données). Pour limiter cette pollution digitale, découvrez nos conseils et astuces dans notre article « Green IT ou l’informatique durable ».

Alors, plutôt papier ou numérique ? Et bien cela dépend de l’usage de chacun. Certains préfèrent consulter un contenu important sur papier, d’autres au format numérique. Plusieurs cas d’usages sont à prendre en compte comme les pratiques quotidiennes, le type de contenus, de stockages… Le mieux est d’avoir un support d’organisation qui vous corresponde en utilisant certaines astuces qui vont limiter soit la consommation de papiers, soit la pollution digitale. Soyons tous responsables !

À bientôt sur Atolia ! 😊