GED et Experts-comptables – La Digital Workplace en renfort !

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10/07/2020

Dématérialisation de l’information, besoin de stocker d’importants volumes de documents, collaboration plus fluide et communication sécurisée en temps réel avec leurs clients : nombreux sont les défis auxquels les cabinets d’experts comptables font face au quotidien.

Les approches traditionnelles des systèmes GED (Gestion Electronique des Documents) ne remplissent plus leurs missions. Il est crucial aujourd’hui pour un expert-comptable d’être équipé des bons outils numériques. Il doit être en mesure d’échanger avec ses clients de manière beaucoup plus fluide.

La mise en place d’une Digital Workplace vient répondre à ces besoins, par la centralisation sécurisée des échanges, l’automatisation des tâches et une collaboration accrue entre les membres du cabinet et leurs clients.


Une solution unique et centralisée de GED


La Digital Workplace donne une toute nouvelle échelle à la gestion électronique de documents, et à l’évolution en mode collaboratif. Elle permet en effet de garder un historique complet et centralisé de chacun de vos documents, dans un seul et même espace.

Comment associer GED et collaboration ?

Une plateforme collaborative vous permet de télécharger des fichiers volumineux de tous formats et en grande quantité. Vous pouvez alors les partager avec vos utilisateurs internes et vos collaborateurs externes ponctuels. Il n’est plus nécessaire d’utiliser des pièces jointes et divers outils selon le volume du fichier à envoyer.

La Digital Workplace est une solution d’archivage à long terme des documents. Vous retrouvez ainsi en un clic l’ensemble de vos dossiers grâce aux fonctionnalités de moteur de recherche.

Vos documents sont stockés et centralisés, mais aussi évolutifs: téléchargez un document, copiezsupprimez, modifiez ou déplacez les contenus. Ajoutez des documents stockés sur un autre système ou créez-les directement depuis la plateforme. Un seul et unique outil est nécessaire.

La gestion des droits d’accès est simplifiée et assouplie grâce aux fonctionnalités des différents statuts des membres du cabinet.


Service client instantané et personnalisé


La Digital Workplace devient un véritable espace de collaboration et d’échange entre clients et conseillers. A l’ère du tout numérique et de l’hyper-connectivité, il est ainsi primordial d’envisager votre relation client différemment. Il faut favoriser la rapidité de transmission, la disponibilité de l’information et la proximité des échanges entre experts et clients.

Comment valoriser cette relation client ?

La Digital Workplace contient des systèmes de messagerie instantanée et de visioconférence. Des outils qui vont vous permettre d’assurer à chacun de vos clients  un support en ligne performant via des chats de discussion.

Partage, collaboration et réactivité deviennent les maîtres mots d’une relation pérenne entre les clients et leur conseiller dédié. Chacun est informé en temps réel des opérations le concernant et les livrables du cabinet sont plus lisibles.

Vos clients peuvent ainsi récupérer les informations dont ils ont besoin instantanément. Ils transmettent à distance les pièces justificatives nécessaires à l’établissement des comptes de leur entreprise. Les délais de traitement des documents et des dossiers sont réduits. La plateforme est personnalisée à votre image mais également à celle de vos clients. Les espaces, les fonctionnalités, les rôles de chacun au sein de la plateforme peuvent évoluer. Cela vous permet de toujours mieux valoriser la relation client sur la durée.


Sécurité et confidentialité des informations


Agilité et innovation ne doivent pas faire perdre de vue que votre cabinet doit également être en mesure de garantir la disponibilité et la confidentialité des données stockées et échangées sur la plateforme. Que ce soit pour rassurer vos clients ou répondre aux normes en vigueur, la solution doit être sécurisée.

De quelles façons une plateforme collaborative répond-elle à ces besoins de sécurité ?

La mise en place d’une Digital Workplace va vous aider à résoudre toutes vos problématiques d’archivage. Quelle que soit la valeur ou l’importance du document, votre cabinet disposera alors d’une solution sécurisée, qui respecte les normes de stockages et d’archives en vigueur.

La sécurité des échanges entrants et sortants de la plateforme est assurée grâce à un mécanisme de chiffrage des données.

La traçabilité des actions des membres du cabinet est également assurée. En effet, il vous sera possible d’identifier par qui et à quel moment un document a été déposé sur la plateforme. Vous préservez de ce fait la confiance de vos clients.


Travail, bien-être collaboratif et productivité


Le bien-être de vos salariés dépend également des outils digitaux que vous leur fournissez. Mettre en place une Digital Workplace permet d’automatiser les tâches chronophages que doit exécuter quotidiennement l’expert-comptable. Ce dernier peut alors se concentrer à nouveau sur son cœur de métier et sa position en tant que consultant et expert est renforcée.

Comment la Digital Workplace améliore la productivité générale des membres du cabinet ? De quels outils vont-ils disposer ?

Votre équipe peut communiquer et se transférer des informations instantanément. De nombreux outils sont à sa disposition sur la plateforme : messagerie instantanée, visioconférence, ou encore les fils d’informations. La collaboration au sein du cabinet est ainsi optimisée.

Grâce à la Digital Workplace, le travail devient collaboratif et simultané. Avec des fonctionnalités comme l’édition collaborative des documents, vous pouvez les modifier et les commenter en ligne. Chacun a ainsi accès à un document à jour, en temps réel.

À l’aide de dashboards et de workflows, les processus métiers sont optimisés et les flux de travail fluidifiés. Il existe des méthodes de gestion de projet agiles, comme les kanbans qui vous permettent de gérer chaque projet d’entreprise par tâches et priorités, et de les délimiter dans le temps. Vous avez alors une visibilité totale sur l’avancée de chacun de vos contrats.

Ce gain de temps et de productivité s’obtient également via les systèmes d’alertes et de notifications. Fixez des échéances aux tâches et repérez rapidement les pièces manquantes aux dossiers de vos clients. Ces derniers seront alertés des prochaines échéances pour déposer leurs documents sur la plateforme.

Les documents partagés par vos clients sur la plateforme sont directement récupérables par vos collaborateurs chargés de leur dossier. Les informations ne sont plus ressaisies sans cesse. Vous ne perdrez plus votre temps à accomplir des tâches répétitives à faible valeur ajoutée. En maîtrisant à nouveau votre temps, vous pourrez vous reconcentrer sur votre cœur de métier : l’accompagnement de vos clients.

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