Digitaliser les processus RH grâce à la Digitale Workplace

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05/06/2020

La gestion des ressources humaines est complexe : Onboarding, recrutement de nouveaux talents, nombreuses tâches administratives, gestion des activités et du temps des collaborateurs, demande de mobilité de plus en plus croissante des salariés…

Les nouvelles technologies ont révolutionné les usages, avec de nouvelles formes de communication mais également de formes de travail. Cœur de métier des ressources humaines, l’accompagnement des collaborateurs dans ces évolutions leur revient.

La Digitale Workplace est un outil et un levier indispensable pour les services RH, permettant de rassembler et promouvoir efficacement les intérêts des collaborateurs comme des entreprises.  

Elle donne lieu à l’intégration et à la centralisation des applications métiers, et vient alors simplifier les tâches quotidiennes liées à l’activité des ressources humaines. Elle assure une communication interne fluide et ciblée envers chaque collaborateur. Des atouts également profitables à la valorisation de la marque employeur, qui peut proposer des méthodes de travail innovantes à ses futurs collaborateurs et favoriser le bien-être au travail de ses équipes actuelles.

Comment une Digitale Workplace peut-elle répondre aux évolutions des modes de travail et transformer durablement le bien-être en entreprise ?

Quels sont les avantages à mettre en place une plateforme collaborative de gestion des ressources humaines ?


Automatisation des processus d’Onboarding


Réalisé manuellement, le processus d’Onboarding prend un temps considérable aux équipes ainsi qu’aux futurs collaborateurs.

Beaucoup de services différents sont sollicités afin de regrouper les documents et les outils nécessaires à leurs arrivées, ce qui entraîne souvent des erreurs et des rendez-vous multipliés et manqués.  

Tout ce processus peut être profondément simplifié grâce à l’automatisation que permet une Digitale Workplace.

Les services RH vont ainsi pouvoir programmer les étapes nécessaires à son arrivée sur la plateforme. Le futur collaborateur recevra directement une liste de tâches à effectuer, qui seront inscrites dans son espace sur la plateforme collaborative. Les services des ressources humaines n’auront qu’à se rendre sur cette dernière afin de récupérer les documents et informations dont ils ont besoin.  

L’utilisation d’une Digitale Workplace va permettre de proposer au nouveau collaborateur un véritable portail RH. Il y retrouvera ses documents, ses données et aura accès aux bases de connaissances de sa nouvelle entreprise.


Mise à jour des données et gestion des dossiers 


Avec un espace de travail digitalisé, il sera possible d’établir un circuit de validation. Les étapes et les tâches sont prédéfinies et regroupées à un seul et même endroit.

Tous les collaborateurs pourront alors modifier et ajouter les données nécessaires au service RH et à eux-mêmes. Ces derniers seront en mesure de gérer simplement leur planning et mettre à jour leurs données personnelles rapidement, en quelques clics.  

Du côté des ressources humaines, il sera possible d’automatiser des relances, des deadlines pour les pièces manquantes à des dossiers par exemple. Ils pourront suivre avec exactitude grâce à des dashboards, l’avancement ou le retard des dossiers des salariés. Les RH seront ainsi en mesure de conserver des documents à jour sur le long terme, notamment en utilisant un système de notifications lorsqu’un document arrive à son terme.

Il n’est ainsi plus nécessaire de solliciter régulièrement les différents interlocuteurs afin qu’ils exécutent certaines actions du processus. Ces dernières sont en effet déclenchées automatiquement grâce à des systèmes d’alertes, de notifications et d’évènements.

Les tâches chronophages et redondantes ne font plus perdre de temps aux services. Les délais consacrés aux tâches administratives sont amplement réduits, ces derniers peuvent alors se reconcentrer sur les aspects humains, cœur de leur métier.


Communication fluidifiée et simplification des tâches 


Une Digitale Workplace permet à votre entreprise de placer ses collaborateurs au centre de l’environnement de travail, adapté à ses besoins et ses attentes.

Grâce à des bases de connaissances sous forme de FAQ par exemple, les ressources humaines peuvent répondre aux interrogations récurrentes des salariés sur certains sujets, toutes les informations seront disponibles.

C’est un outil qui permet de simplifier le travail en évitant les tâches chronophages et redondantes. Les projets en équipes sont simplifiés par une communication fluidifiée et de l’information disponible en temps réel et en permanence.  

Un espace de travail digitalisé met ainsi à disposition les outils de gestion des éléments administratifs RH adaptés aux modes de fonctionnement des salariés et des futurs candidats, de manière électronique et à distance.


Valorisation de la marque employeur et engagement des collaborateurs


La Digitale Workplace vient faciliter la communication et la collaboration entre salariés et services RH de façon transversale. Ce qui améliore l’expérience salarié d’une part, mais valorise également votre marque employeur, qui offre des environnements de travail dynamiques et innovants.

En effet, la relation avec vos collaborateurs est directement liée à leur bien-être au travail. Automatiser et simplifier au mieux leur quotidien en leur épargnant des processus compliqués auprès de divers interlocuteurs est un atout indéniable. Vos employés peuvent se consacrer davantage à des tâches à valeur ajoutée, pour eux, comme pour l’entreprise, qui ne pourra alors que gagner en productivité.

De la même manière, un espace de travail digitalisé améliore la communication avec vos collaborateurs sur le terrain. Ces derniers qui n’avaient pas accès aux intranets classiques, peuvent communiquer simplement tout au long de la journée, quel que soit leur support (tablette, mobile…).

Vecteur de modernisation de l’environnement de travail, votre entreprise devient « employee-centric » : l’utilisation d’une plateforme de travail permet de fournir une expérience collaborateur attractive au quotidien. Le sentiment d’appartenance des collaborateurs est ainsi développé, comme leur engagement et leur fidélité.


La transformation digitale dans un secteur tel que les ressources humaines est prometteuse et nécessaire. La Digitale Workplace permettra ainsi de dynamiser les échanges et de simplifier le quotidien des départements RH. Cependant, son acculturation et son adoption doivent être portées par ces derniers.

Tout l’intérêt du collaboratif dans ce domaine est de gagner en réactivité et ainsi en efficacité. La réussite du projet de digitalisation des processus et de la mise en place de la plateforme collaborative repose sur le partage et la transversalité afin d’en faire l’outil indispensable de vos services !


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