Comment réussir la mise en place d’un outil collaboratif ?

Sur le devant de la scène depuis plusieurs années, et d’autant plus suite à la crise sanitaire, la transformation numérique bouleverse le monde du travail. Mais qu’est-ce qui explique cet engouement ?

La réponse est simple : ce processus, visant à intégrer les technologies numériques au cœur des stratégies de l’entreprise, participe à l’efficacité et à la pérennité de ses activités. Un outil collaboratif comme Atolia par exemple, regroupe au même endroit toutes les fonctionnalités pour travailler en équipe, au bureau ou à distance. C’est donc très pratique !

Mais adopter de nouveaux outils technologiques au sein d’une structure n’est pas toujours facile : c’est parfois toute l’organisation interne qui en est bouleversée. C’est tout un projet qu’il faut élaborer, avant, pendant et après la mise en place d’un outil collaboratif.

Voici nos conseils pour réussir la mise en place d’un outil collaboratif au sein de votre organisation ! Bonne lecture ! 😉

Faire un diagnostic en amont

Avant toute chose, vous devez faire le point sur la situation actuelle : où en est votre entreprise dans la transformation numérique ? Est-ce qu’il y a déjà des outils qui ont été mis en place pour aider vos collaborateurs dans leurs tâches quotidiennes ? Et selon vous, quel est leur degré de connaissances et de compétences par rapport aux outils numériques ?

Pour cela, faites un diagnostic en interne pour situer votre entreprise ou votre équipe dans le domaine du numérique. Vous pourrez ainsi identifier vos besoins tout en conciliant votre stratégie et les enjeux qui en découlent. Pour mener un diagnostic, plusieurs solutions s’offrent à vous :

  • Faire appel à un prestataire externe, spécialisé dans ce type de thématique.
  • Evaluez votre maturité digitale avec le « Digitalomètre », proposé par Bpifrance : c’est une auto-évaluation du niveau de maturité digitale de l’entreprise. Vous recevrez des recommandations personnalisées qui vous aideront dans la transition numérique.

Cyber-sécurité : choisir le bon outil

Pour profiter au mieux des opportunités d’un outil collaboratif, il doit être adapté à vos besoins et à ceux de votre entreprise. Il doit répondre au mieux aux problématiques rencontrées au sein de vos équipes. Mais pour choisir le bon outil, il convient avant tout de veiller à la sécurité de vos données. 🔐

Les outils numériques nous font parfois peur avec les risques de cyber-attaques, de pertes ou de vols de données. La confidentialité n’a jamais été aussi importante. Et c’est pourquoi, il devient essentiel de choisir l’outil collaboratif qui respecte vos données et celles de vos utilisateurs ou clients.

Par exemple chez Atolia, la confidentialité et la sécurité de vos données sont nos priorités : nous mettons en place plus de 50 mesures de sécurité pour garantir votre secret professionnel. Ce qui est important pour vous, l’est aussi pour nous !

Accompagner ses collaborateurs dans le changement

Ça y est, vous avez trouvé l’outil collaboratif adapté à vos besoins ! Mais ce n’est pas encore terminé ! Vous devez maintenant l’annoncer à vos collaborateurs. Et surtout annoncer les bénéfices que l’outil va leur apporter.

En général, vous ferez face à 3 profils de personnes dans tout projet d’implémentation d’un nouveau logiciel. Ceux qui souhaitent s’y mettre (les enthousiastes), ceux qui ne veulent pas (les réfractaires), ceux qui s’en moquent (les attentistes). 

Pour éviter toute résistance au changement ou tout manque d’implication, vous devez faciliter le déploiement de ce futur outil auprès de vos collaborateurs. Voici nos conseils.

  • Mettre en place un système de buts et de récompenses

Il est important d’expliquer à vos collaborateurs la raison pour laquelle ils doivent se donner la peine de réagencer leur quotidien. L’outil ne va pas tout changer. Mais ce sont leurs manières de travailler et de collaborer qui vont être remis au goût du jour. Cela ne suffit pas d’être accompagné(e) sur l’outil en lui-même, mais c’est surtout sur ses usages que c’est primordial : c’est ce qu’on appelle le « coaching d’animation de communauté ». Vous devez leur expliquer comment ils en seront récompensés : gain de temps, gain de productivité, plus de facilité, une meilleure communication et une gestion de leurs activités moins chronophage et plus intuitive !

  • Former vos collaborateurs

Pour tirer profit des avantages d’une plateforme collaborative, vos équipes doivent en amont être préparé(e)s pour que sa mise en place soit simple et rapide. Et ainsi avoir les résultats escomptés.  Pour accompagner vos collaborateurs dans la prise en main de l’outil, il est nécessaire de partager les différentes informations à l’ensemble des acteurs : c’est l’élément clef de la réussite de l’adhésion au projet. Car collaborer n’est pas naturel pour tout le monde. Et encore moins avec le numérique. Il faut de la confiance, et une culture de l’adaptabilité au changement. Le service RH, tout comme l’ensemble des managers tiennent une place prépondérante dans cette transition. L’établissement d’un plan de communication est pertinent pour une adhésion réussie : des formations, des réunions (en présentiel ou à distance), des tutoriels ou des e-mails pour détailler l’utilité et le fonctionnement de leur nouvel outil collaboratif. Autre exemple, l’entretien annuel est idéal pour encourager le travail collaboratif.

Il est inutile de mettre en place un outil collaboratif si vos collaborateurs n’en comprennent ni le fonctionnement, ni l’utilité. C’est en cela qu’un plan de communication apparaît essentiel.

Les nouvelles technologies offrent des opportunités qu’il faut savoir saisir et mettre à profit au sein de son entreprise. Ainsi, vous allez gagner en temps et en efficacité !

À bientôt sur Atolia ! 😊