Comment réduire le nombre d’e-mails ?

Après avoir profité du week-end, c’est le retour au bureau le lundi matin. Mais c’est surtout le rituel fatigant du début de semaine : ouvrir sa boîte mail et se perdre dans un tas d’e-mails. C’est un afflux de contenus qu’il faut ensuite trier, répondre, supprimer.

Selon une étude d’Adobe, les cadres estiment passer plus de 5 heures par jour à consulter leur boîte mail. Cela est une perte de temps et d’énergie d’autant plus que certaines informations ne nous sont pas destinées directement. Alors, comment réduire le nombre d’e-mails et ne pas perdre les informations ? On vous dit tout juste ici ! Bonne lecture ! 😉

Supprimer les messages dont vous êtes en copie

Si votre boîte de réception est surchargée d’e-mails dans lesquels vous êtes en copie, la solution est simple. Prévenez vos interlocuteurs que les e-mails dont vous n’êtes pas destinataire mais en copie seront automatiquement supprimés. Cela évite donc de recevoir des contenus qui ne vous sont pas directement destinés et d’avoir un flot ininterrompu d’informations. À savoir également que c’est très peu écologique : un e-mail équivaut environ à 4 grammes de CO2 !

La règle des 10 lignes

Si vous rédigez un e-mail qui dépasse 10 lignes, il serait alors préférable d’appeler votre interlocuteur. Votre échange sera plus simple, fluide et les informations ne seront pas perdues !

Privilégier le face à face

Tout en respectant les règles sanitaires, si votre destinataire se trouve à quelques pas de votre bureau, privilégiez un dialogue en face à face, au lieu d’écrire un e-mail. Ce sera aussi l’occasion de discuter de vive voix et de changer d’air !

La déconnexion

Une autre solution : fixer une heure avec vos collaborateurs après laquelle aucun e-mail ne sera envoyé, notamment vers la fin de journée. Cela permet de terminer les tâches en cours et de ne pas se précipiter à les faire si de nouvelles missions tombent par e-mails à 17h. C’est moins stressant et frustrant.

Se désabonner

Si vous recevez des flux de newsletters ou d’e-mails promotionnels, pensez à vous désinscrire en cliquant sur l’option de désinscription, généralement située en bas de l’e-mail. Vous allez rapidement remarquer une différence !

Une messagerie d’entreprise : la solution la plus adaptée et pratique

Une messagerie instantanée, c’est l’une des meilleures alternatives aux e-mails. Elle permet aux collaborateurs de rester en contact tout au long de la journée et de garder un historique des messages envoyés.

C’est aussi et surtout une solution efficace pour le travail d’équipe ! Il est difficile de collaborer à plusieurs par e-mails sans se perdre dans les flux d’informations. Par exemple sur Atolia, les équipes créent des groupes de discussion (selon les thématiques ou projets) dans lesquels elles s’envoient des messages en temps réel. Elles peuvent passer de l’écrit à l’oral en un clic avec la visioconférence qui inclut un chat pour écrire de manière instantanée. Elle intègre également un tableau blanc interactif utilisé comme support visuel pour les réunions par exemple.

Une plateforme collaborative vous évite également d’envoyer des e-mails seulement pour partager des pièces jointes. Par exemple, Céline, responsable en communication, rédige un contenu avec l’aide de son assistant Jean. Elle envoie la première version du fichier par e-mail, puis son assistant lui renvoie le contenu modifié et ainsi de suite. C’est donc une succession d’e-mails jusqu’à l’obtention du résultat attendu. Une vraie perte de temps et d’énergie !

Grâce au partage des documents sur Atolia, Céline partage son fichier à Jean et pourront tous deux modifier le contenu en simultanée sur une seule version du document via l’édition collaborative. C’est plus simple et plus intuitif !

Maintenant, vous savez tout sur les différentes solutions pour réduire le nombre d’e-mails et gagnez du temps dans vos tâches quotidiennes !

À bientôt sur Atolia ! 😊