Comment partager facilement ses agendas en équipe ?

Une réunion avec vos collaborateurs doit absolument être planifiée mais vous ne connaissez pas leurs disponibilités ? Vous commencez à leur envoyer des messages individuels… Avant de vous raviser, pour finalement tenter de créer un doodle… Et abandonner. Quelle perte de temps ! Vous cherchez alors quelle serait la solution idéale. Les agendas partagés, sans aucun doute !

Les agendas partagés, c’est la solution la plus efficace pour garder la main sur votre planning et inviter vos équipes en un clic. À quoi servent-ils ? Comment fonctionnent-ils ? Le sujet n’aura plus de secret pour vous. 😉

Le calendrier partagé, c’est facile à utiliser

Les calendriers ou agendas partagés facilitent la planification d’évènements entre une ou plusieurs équipe(s). Il est possible de créer un agenda par équipe ou par projet et de planifier des réunions, des interviews, et de fixer des deadlines en quelques clics. Ces évènements seront visibles par les collaborateurs qui en auront l’autorisation.

Un planning partagé permet donc de voir en un coup d’oeil vos évènements et ceux de vos collaborateurs. C’est très pratique pour travailler en équipe et s’organiser en fonction des disponibilités de chacun.

Pour des raisons de confidentialités, les évènements de certains agendas partagés peuvent apparaître sans les détails qui lui sont propres. Ainsi, un collaborateur ayant accès à votre calendrier partagé verra uniquement un évènement s’appelant « occupé » à la plage horaire de votre rendez-vous privé.

Quels sont les avantages d’un calendrier partagé ?

Renforcer votre efficacité organisationnelle ! Vous programmez une réunion avec votre équipe en harmonie avec leur planning : plus besoin de demander à tel ou tel collaborateur ses disponibilités, ou de prévenir par des envois multiples d’e-mails qu’une réunion a été planifiée. Tout se fait directement sur les agendas partagés et vous gagnez ainsi du temps ! En tant que chef d’équipe ou d’entreprise, vous avez donc une vision globale des activités programmées à court, moyen et long terme.

Aussi, comme le calendrier partagé est mis à jour en temps réel, vous pouvez organiser votre temps de travail en fonction du planning de vos équipes à n’importe quel moment. Si vous êtes absent(e) et que votre collaborateur vous remplace, il aura la main sur la planification de vos réunions. Il pourra également prendre rendez-vous pour vous en votre absence sans risque de doublon.

Comment choisir le bon agenda collaboratif ?

Les agendas partagés sont pratiques mais encore faut-il choisir celui qui répondra le mieux à vos besoins ! Si vous souhaitez garder la main sur votre planning et sur l’avancée des projets de l’équipe, Atolia est la solution faite pour vous !

Vous pouvez concilier la planification de vos évènements avec le suivi de vos projets pour gagner en efficacité. Les échéances des tâches de vos projets sont affichées sur votre agenda partagé : vous savez où vous en êtes et où en sont les membres de votre équipe. Et vous pouvez organiser vos réunions et vos rendez-vous en fonction des tâches que vous devez remplir.

Par exemple, vous êtes responsable communication et vous devez créer le nouveau plan de communication avec votre équipe. Sur votre planning partagé, vos collaborateurs ont pris connaissance de la deadline fixée au 30 novembre. Toute votre équipe pourra alors s’organiser pour respecter la date limite en fixant les activités, les réunions ou les rendez-vous en fonction du temps accordé au nouveau plan de communication.

Sur les agendas partagés d’Atolia, plusieurs options de personnalisation vous sont proposées afin de répondre au mieux à vos besoins et ainsi s’adapter à vos différents projets.

  • Pour des évènements qui se tiennent à distance, ajoutez un lien de visioconférence ou une adresse pour les évènements en présentiel.
  • Si vous disposez d’un calendrier externe comme Google calendar, Outlook ou iCal par exemple, vous pouvez les intégrer très facilement sur Atolia pour retrouver tous vos évènements sur un seul et même endroit.
  • Pour des évènements récurrents qui se tiennent chaque jour, semaine ou mois, vous pouvez créer une récurrence et les membres de l’agenda partagé recevront un rappel par e-mail.
  • Pour des évènements mobilisant des collaborateurs externes (prestataires, sous-traitants…), vous pouvez les inviter sur votre planning en ligne par e-mail même s’ils ne sont pas sur votre espace Atolia. Et vous aurez une liste de tous les membres invités à l’évènement avec le type de réponse (oui, non, peut être).
  • Tous les agendas sont téléchargeables et exportables afin de les intégrer dans d’autres applications.

Les agendas partagés sont donc une véritable révolution dans l’organisation d’une équipe. Ils offrent un véritable gain de temps et d’efficacité ! Testez sans plus tarder l’agenda partagé d’Atolia en créant un espace de test gratuit de 30 jours juste ici.

À bientôt sur Atolia ! 😊