Comment notre assistante de direction & RH utilise Atolia

Cela fait déjà quelques années que la transformation numérique touche les ressources humaines, et pour cause : les entreprises ont tout à y gagner ! Automatisation des process, amélioration de la communication interne et externe, agilité et collaboration… J’en suis d’ailleurs totalement convaincue puisque cela fait depuis plus d’1 an que j’utilise la plateforme collaborative Atolia dans mes activités administratives et RH.

En tant qu’assistante de direction & RH, Atolia est notre portail RH qui accélère l’automatisation des pratiques et des processus RH. C’est un véritable gain de temps et de productivité. 🚀

Ami(e)s ou collègues RH, j’ai décidé de prendre ma plume et de vous partager ma propre expérience. J’aimerais vous montrer que l’on peut replacer l’humain au cœur de notre métier grâce à la numérisation des pratiques RH, et enfin dire adieu aux tâches chronophages et futiles qui nous font perdre notre temps (et notre patience !).

J’espère que mes conseils et astuces pour gagner en efficacité vous seront source d’inspiration ! Bonne lecture ! 😉

La communication pour partager l’information et renforcer la cohésion d’équipe

Nous utilisons Atolia en permanence pour communiquer au sein de l’équipe. En télétravail alterné, nous collaborons à travers la messagerie instantanée et les appels audio et vidéo sur un groupe de travail nommé « Général », regroupant l’ensemble des Atoliens. Nous nous envoyons des messages tous les jours, pour nous dire « bonjour », « bon appétit » ou encore « bonne soirée ». Ce groupe est surtout très pratique puisqu’en un clic, je peux partager toutes sortes d’informations à mes collaborateurs. Voici quelques exemples :

  • Quand je recharge les cartes des tickets restaurant, j’envoie un message sur le groupe Général « Bonne nouvelle, les tickets resto ont été rechargés 😊 ».
  • À la fin du mois, je leur dis « Dernier jour pour poser vos congés pour ce mois-ci ».
  • Une intégration Zapier envoie automatiquement un message pour savoir qui vient au bureau ou non le lendemain. Chacun d’entre nous ajoute une réaction : 👍 (oui) ou 👎 (non).
  • J’utilise souvent le sondage pour connaître les disponibilités de chacun afin d’organiser des activités team-building.

Mais le chat et la visioconférence renforcent également la cohésion d’équipe ! Nous avons même un groupe de travail « Fun » sur lequel nous nous envoyons des blagues, des vidéos humoristiques, etc. Ce sont des moments importants pour maintenir les liens sociaux, d’autant plus lorsque le travail à distance était devenu obligatoire en 2020. Moi qui suis avide des relations sociales et du contact avec l’autre, j’ai rencontré certaines difficultés liées à cet isolement. Et Atolia m’a vraiment aidé à garder contact avec tous mes collaborateurs. Nous nous appelions plusieurs fois par semaine pour parler boulot mais aussi pour nous divertir, comme on le ferait à la machine à café. Nous avons même établi un rituel : à tour de rôle, chacun racontait sa semaine ou son week-end, ses anecdotes, etc. Et pour nous détendre, nous nous appelions en visioconférence toutes les semaines pour jouer à des jeux en ligne. Chacun d’entre nous mettait sa caméra et le partage d’écran facilitait même l’utilisation de certains jeux !

Bref, tout ça pour vous dire qu’avec Atolia, nous gardons un réel contact avec tous les membres de l’équipe, même en télétravail alterné.

Une gestion administrative centralisée

Nous avons un groupe spécifique appelé « RH  ». Nous centralisons au même endroit l’ensemble des données administratives du personnel comme les copies des cartes d’identité, des RIB, des contrats de travail ou encore des arrêts maladies. Nous stockons aussi toutes les procédures RH comme les modèles d’offres d’emploi, les contacts avec les écoles pour les alternant(e)s et stagiaires, etc. Il y a aussi les bulletins de paie, la CVthèque, les documents liés à la médecine du travail…

Bien sûr, pour la confidentialité des données, il n’y a pas tout le monde qui a accès à ce groupe ! Seulement les responsables et moi-même.

Cette organisation rend nos collaborateurs plus autonomes : ils m’envoient directement sur la plateforme tous les documents administratifs dont j’ai besoin. Et voilà, le tour est joué !

Un processus de recrutement simplifié

Nous centralisons les candidatures dans un dossier « CVthèque ». Nous répartissons les CV selon l’activité professionnelle et le type d’emploi.  Pour le tri des candidatures, nous utilisons la gestion de projet : les candidats que nous avons retenus sont affichés dans des listes spécifiques au processus de recrutement. Nous pouvons ainsi visualiser l’avancée des étapes du recrutement comme le 1er ou le 2ème tri des candidatures, les entretiens prévus avec la date et l’heure qui sont ajoutées automatiquement sur mon agenda Atolia. Je peux également assigner certains de mes collaborateurs pour qu’ils participent à l’entretien. Ils reçoivent automatiquement une notification.

J’ajoute en pièce jointe leur CV et parfois quelques notes dans la description. Les responsables peuvent également y ajouter des commentaires pour partager leurs avis ou leurs questions.

Avec cette organisation, je sais quelle réponse apporter aux candidats. Cela me semble essentiel de les tenir informés lorsqu’ils n’ont pas été sélectionnés !

Nous avons effectué plusieurs entretiens d’embauche via notre visioconférence et grâce à cet outil, nous avons pu partager le lien de l’appel à nos candidats en toute simplicité. Cela ne nous a pas posé de soucis.

Un suivi RH plus rapide

Nous utilisons un suivi RH sous forme de tableur directement sur Atolia : chaque feuillet du tableur, qui correspond à un collaborateur, est constitué d’un calendrier sur lequel sont notifiés les jours travaillés, les jours de congés payés, les jours d’école pour les alternant(e)s… C’est pratique puisque je peux calculer très rapidement le nombre de tickets restaurant qu’il faut attribuer à chacun d’entre eux.

Pour la prise de congés, rien de plus simple : il suffit de sélectionner l’agenda « Congés », et d’ajouter un évènement sur les dates souhaitées avec le nom de la personne concernée.

Cet agenda facilite l’organisation au sein de notre équipe : nous savons lorsque les membres de l’équipe sont disponibles, s’ils ont une réunion ou tout autre évènement. Il y a également les projets qui sont intégrés à notre agenda partagé : je peux avoir une vue d’ensemble sur les échéances de mes projets, comme les dates d’entretiens d’embauche ou de rechargement des tickets restaurant… Voici un exemple :

Et la comptabilité devient plus facile !

Moi qui n’ai jamais aimé les chiffres… Atolia m’a littéralement fait changer d’avis ! Tous les mois, je fais la tenue comptable en mettant à jour le plan de trésorerie. Grâce à la visioconférence et au partage d’écran, je modifie avec l’aide de mon employeur le tableur qui se trouve directement sur Atolia. Et c’est là que l’édition collaborative devient essentielle ! Nous collaborons de manière simultanée sur ce document afin d’éviter toute erreur. C’est vraiment très pratique et intuitif.

Voilà, je dirais tout simplement qu’Atolia me facilite la tâche au quotidien ! Les fonctionnalités intégrées à la plateforme rendent mes activités plus faciles et rapides, via les automatismes et les process que j’ai pu mettre en place. Grâce à Atolia, je me focalise sur le cœur de mon métier : l’humain !

Pour vous inspirer davantage, voici des témoignages et retours d’expériences des membres d’Atolia. 👇

À bientôt ! 😉