Comment l’équipe des développeurs d’Atolia utilise Atolia ?

C’est une question que l’on nous pose souvent !

C’est vrai que nous sommes bien placés pour montrer comment se servir de l’outil puisque nous l’avons conçu 😉. Nous connaissons ses moindres recoins et avons tendance à le pousser dans ses retranchements.

L’objectif ici est de vous présenter notre usage quotidien en équipe et à distance.  Vous pourrez ainsi voir ce que l’on met en place et comment cela nous aide à être plus productifs. Libre à vous de créer vous-mêmes une configuration similaire qui correspond à vos besoins !

Dans notre équipe, il y a des développeurs pour la partie web et pour la partie mobile. Pour améliorer constamment la solution et offrir la meilleure expérience possible à nos utilisateurs, ils se coordonnent autour d’objectifs communs et individuels. Pour cela, ils travaillent ensemble en partageant des idées et en proposant des axes d’améliorations ou encore des solutions pour résoudre les problèmes rencontrés… Notre équipe utilise donc Atolia quotidiennement pour collaborer et aller dans la même direction, sans perdre pieds.

Comment les développeurs utilisent-ils Atolia au sein de leur équipe ?

Pour gagner en productivité et travailler efficacement sur les projets, nous utilisons de manière intensive l’ensemble des modules d’Atolia.

Pour communiquer avec tous les membres de l’équipe de développeurs, nous organisons des réunions hebdomadaires, soit en visioconférence 🎥 (directement sur Atolia) lorsque nous sommes en télétravail, soit en présentiel dans nos locaux.

En parallèle, nous échangeons via la messagerie instantanée 💬 dans le groupe de travail spécifique à notre équipe ou un projet. Nous restons ainsi disponibles à tout moment de la journée. Même si nous privilégions aussi des moments de « deep work », pour rester concentrés sur nos tâches.

Pour avancer dans nos projets, nous utilisons la méthode Agile et Scrum qui améliore notre productivité, tout en facilitant l’amélioration de notre produit grâce aux feedbacks réguliers de nos utilisateurs. Nous travaillons sous forme de sprints directement dans la gestion de projet 🎯 intégrée à Atolia. En réunion tous les 15 jours, nous priorisons les fonctionnalités à développer et éventuels bugs à résoudre. Pendant ce sprint de 15 jours, l’ équipe suit une feuille de route élaborée via la méthode Kanban de notre module de gestion de projet.

Voici à quoi cela ressemble : 

Nous créons plusieurs listes spécifiques à l’avancée de notre projet : « To Do » (à faire), « Ongoing » (en cours), « Testing » (à tester) et « Done » (fait). Les tâches qui sont réparties dans ces colonnes sont piochées dans des listes « Demandes Clients » ou « Bugs ».  Chacune de ces listes comporte différentes tâches sur lesquelles nous assignons les membres de notre équipe qui vont travailler dessus. De cette manière, nous répartissons les différentes missions avec un meilleur suivi de qui travaille sur quoi à quel moment. D’autres tâches sont laissées sans assignation et libres pour qui aura le temps ou l’envie de la faire.

Tous les lundis, en visioconférence ou en présentiel, nous faisons le point sur la progression du sprint : qu’est-ce qui a été fait, quelles sont les difficultés rencontrées, etc. C’est un vrai gain de temps et en autonomie. D’un coup d’œil, toute l’équipe sait où nous en sommes et les prochaines étapes à franchir.

Autre élément clé pour optimiser notre organisation : les agendas partagés ! 📅 Chaque membre de l’équipe indique s’il est disponible, en congés ou bien occupé. Lors d’un échange avec un utilisateur ayant besoin d’un accompagnement technique avancé, nous ajoutons son adresse e-mail directement sur l’évènement dans lequel il aura accès au lien de visioconférence.

En un clic, nous visualisons les échéances des tâches sur notre agenda. Tout en gardant le contrôle sur les événements de notre agenda personnel et la vue sur les agendas d’équipe.

La réussite de nos projets s’appuie sur des méthodes et des process construits grâce aux différents modules d’Atolia. Via des automatisations spécifiques et des connexions entre les modules, nous gagnons un temps fou pour nous concentrer sur l’essentiel : notre croissance.

Comment l’équipe de développeurs utilise-elle Atolia avec les autres services ? 

Pour tirer partie de l’intelligence collective des Atoliens, nous travaillons en mode collaboratif au quotidien. La direction assure un équilibre entre vision stratégique globale et efficacité opérationnelle spécifique. Cela nécessite de décloisonner les services. Tout le monde s’implique, et on avance plus vite ! 🚀

Pour échanger avec les collègues, un seul réflexe : la messagerie instantanée sur Atolia. Les e-mails internes sont très rares et ne concernent que des transferts d’e-mails externes.

Nous utilisons également la visioconférence avec toutes les équipes une à deux fois par semaine, que ce soit pour discuter des activités en cours ou pour parler des anecdotes du week-end, comme nous le ferions autour de la machine à café.

Les développeurs d’Atolia travaillent au quotidien avec l’équipe Sales / négociation clients sur les feedbacks des utilisateurs, par écrit sur un groupe dédié, ou par visioconférence. Cela renforce la proximité avec nos utilisateurs puisque chaque besoin ou avis recensé est directement transmis à notre équipe technique, qui prend rapidement en charge la demande.

Aussi, en collaborant avec l’équipe Sales, nous pouvons solutionner techniquement d’autres besoins business comme le marketing, l’entrepôt de données, etc. Et pour ne pas être déconcentrés par leurs messages, nous gérons les paramètres du système de notifications afin de n’être alertés que par les messages urgents. 🔔

Avec l’équipe Sales / Négociation clients, nous collaborons également via le module Gestion de projet intégré à Atolia. Nous avons un projet « Backlog 2021 » avec des listes spécifiques par type de feedbacks : « feedback clients », « feedbacks internes », « bugs ». Chaque collaborateur ajoute des tâches dans ces listes pour transmettre les problèmes, les besoins ou les avis recensés. Chaque tâche contient une description voire une pièce jointe (notamment des captures d’écran) pour faciliter la compréhension et donc le traitement du problème. Nous assignons les membres de notre équipe qui vont prendre en charge la tâche et ils pourront y ajouter une échéance et une étiquette. L’équipe Sales / Négociation clients saura alors si la tâche a été prise en compte et pourra ainsi tenir informée les utilisateurs. Ce process qui a été mis en place via la gestion de projet est très efficace : nous avons eu beaucoup de retours de la part de nos utilisateurs qui étaient satisfaits de la proximité qu’ils ont avec nos équipes.

Puisse cela vous inspirer dans l’utilisation optimale d’Atolia et la mise en place de nouveaux process pour gagner en efficacité ! Avec toutes les fonctionnalités d’Atolia, notre équipe de développeurs collabore au quotidien avec toute l’entreprise afin de satisfaire au mieux les besoins de nos utilisateurs. Et ça marche ! 🚀

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À bientôt ! 😊