Comment l’équipe d’Atolia utilise la gestion de projet sur Atolia ?

Pour avancer vers nos objectifs individuels et collectifs, toute l’équipe d’Atolia utilise la gestion de projet de notre plateforme collaborative. Simple d’utilisation et intuitive, elle facilite le travail d’équipe et à distance et permet surtout d’avancer ensemble dans nos missions.

Nous appliquons des process et adoptons des usages récurrents pour profiter au mieux de notre outil de gestion de projet. L’idée est d’optimiser son utilisation pour collaborer sereinement et efficacement.

Dans cet article, découvrez nos bonnes pratiques pour profiter des avantages de la gestion de projet sur Atolia. Bonne lecture ! 😉

Collaborer en équipe avec la gestion de projet

Au fur et à mesure de leur croissance, les entreprises font face au risque de créer des silos dans lesquels chaque département travaille sur ses missions et ses tâches. Cela entraîne des problèmes de communication au sein de l’entreprise. Il devient difficile de savoir sur quelles thématiques travaillent les autres équipes et des synergies potentielles ne sont pas exploitées.

Conscients de ce risque, les associés fondateurs d’Atolia ont décidé dès le début de favoriser une culture de la transparence et du travail collaboratif entre toutes les équipes. À la fois pour garantir une croissance saine de l’entreprise et aussi pour montrer l’exemple d’une certaine façon à nos clients dans leur utilisation optimale de la solution.

Ainsi, nous utilisons au quotidien le module de gestion de projet en attribuant des tâches transverses qui relient nos équipes. Nous sommes aligné(e)s sur les mêmes critères d’importance et d’urgence pour que nos services se coordonnent. Une gestion centralisée de nos activités est essentielle pour améliorer la collaboration et la communication.

La gestion de projet à l’échelle de l’entreprise

À l’échelle de l’entreprise dans son ensemble, nous partageons un tableau Kanban avec le groupe de travail « Général », dans lequel nous sommes tous membres. Nous regroupons par listes les thématiques les plus importantes du moment : « Tech / Produit », « Marketing / Communication », « Sales », Admin / RH » et « Support ».

Nous mettons en avant les tâches prioritaires dans chacune des listes correspondantes via un système d’étiquettes colorées.

Nous actualisons ce tableau chaque semaine. En un coup d’oeil, les priorités sont visibles de tous, la direction pilote l’avancée vers les objectifs et les collaborateurs sont responsabilisés. Nous sommes au courant des activités des autres équipes ce qui facilite la collaboration.

Voici un aperçu de ce tableau :

Sur chacune des tâches, les collaborateurs qui vont travailler dessus sont assignés. Ainsi, toute l’équipe sait qui fait quoi, à quel moment. Et pour détailler le contexte de la tâche ou une trame d’étapes à suivre pour la mener à bien, il suffit d’ajouter une description ou un commentaire.

Pour les tâches complexes, nous les découpons en sous-tâches. Cela facilite notre organisation et empêche les oublis. L’ajout de pièces jointes directement sur les tâches évite les va-et-vient avec le module Documents. Si l’un de nos collaborateurs partage un document comme une capture d’écran ou une vidéo, nous l’avons directement sur la tâche. Simple et efficace.

La gestion de projet par équipes

Au sein d’un service, comme la communication par exemple, nous procédons de la même façon. Par exemple, le tableau « Communication » sert de « calendrier éditorial ». Nous l’avons organisé de façon chronologique. Chaque liste correspond à une étape :

  • La « recherche » : chaque idée de contenu correspond à une tâche sur laquelle la description rassemble les premières idées et pistes de recherche à faire pour étayer le sujet.
  • La « Rédaction » : c’est à cette étape que le contenu prend forme. La structure globale de l’article ou du post de réseau social est établie.
  • La « Relecture » : nous collaborons souvent sur des contenus en simultanée, via les pièces jointes de la tâche. Cela permet ainsi de se relire et d’éviter les fautes d’orthographe.
  • La « Publication » : nous sommes notifié(e)s lorsqu’un contenu a été partagé sur nos réseaux.
  • La liste « Promotion » : c’est ici que nous suivons les posts/articles que l’on sponsorise sur les réseaux sociaux.

Ici, chaque tâche correspond à un contenu : article, vidéo, alerte nouveautés, etc. Je suis assignée sur tel ou tel contenu donc je sais, tout comme mes collaborateurs, ce sur quoi je vais écrire prochainement. C’est très pratique pour suivre notre planning de publication, surtout avec les dates d’échéances. Elles correspondent aux dates de publication.

Les avantages de la gestion de projet à l’échelle individuelle

La gestion de projet est donc utile pour collaborer en équipe. Mais pas seulement. Elle facilite l’organisation et … réduit le stress ! Trop souvent, nous avons la sensation d’être débordé(e)s par nos tâches, nos missions et nos objectifs. Cela peut engendrer du stress, de l’angoisse, de l’anxiété car nous ne savons plus dans quelles direction allouer nos efforts.

La gestion de projet sur Atolia est efficace pour gérer ses tâches de façon organisée et pour garder la main sur nos activités. Nous en sommes témoins !

J’organise ma semaine en fonction des tâches auxquelles je suis assignée, des étiquettes selon le degré d’importance et des dates d’échéances. Je connais les thématiques sur lesquelles je dois agir rapidement, ce qui simplifie la priorisation.

Voilà donc comment notre équipe utilise la gestion de projet sur Atolia !

Pour vous inspirer davantage, voici des témoignages et retours d’expériences plus détaillés de chacun des membres d’Atolia. 👇

À bientôt ! 😊