Comment Atolia utilise les agendas partagés ?

Pour rester organisé(e) dans nos activités quotidiennes, notre équipe utilise les agendas partagés d’Atolia. Cet outil simplifie la planification d’évènement et évite les retards et les perturbations. 📆

Nous avons mis en place plusieurs process afin de profiter au mieux des avantages des agendas partagés. L’objectif est d’optimiser son utilisation pour gagner en efficacité et aller au bout de tous nos projets avec sérénité !

Découvrez sans plus attendre nos trucs et astuces pour tirer profit des agendas partagés avec toutes vos équipes ! Bonne lecture ! 😊

Rester organisé(e) avec les membres de son équipe

Avec les agendas partagés, nous restons organisé(e)s tout au long de l’année. Chacun d’entre nous a plusieurs agendas, correspondant à des projets, des thématiques ou des groupes de discussion dans lesquels nous collaborons. Nous personnalisons les couleurs des agendas afin de les différencier en un coup d’œil. Cela facilite la visualisation du planning. Les agendas peuvent être partagés avec un ou plusieurs groupe(s) de travail et nous avons seulement accès aux agendas qui ont été partagés avec nous. Cela renforce la confidentialité des données.

Par exemple, toute l’équipe d’Atolia possède un agenda commun, appelé « Général », de couleur bleue. Cet agenda est lié à notre groupe de discussion « Général » dans lequel nous sommes tous membres. Nous avons donc accès à tous les évènements de notre équipe, ce qui facilite la collaboration. Nous pouvons suivre ce qu’il se passe et à quel moment : les réunions, les rendez-vous, les déplacements… Et avec les rappels d’évènements sur Atolia ou par e-mail, fini les oublis ou les retards !

Nous pouvons aussi montrer nos disponibilités à notre équipe et c’est notamment très pratique pour la prise de RDV. Et le plus important, c’est que toutes les informations confidentielles sont masquées !

Côté RH, nous utilisons les agendas partagés pour poser nos congés, avec l’agenda « Congés » de couleur violette. Il suffit de créer l’évènement, de préciser la date, l’heure et le tour est joué. C’est pratique puisqu’en faisant le suivi RH, je peux voir rapidement qui a pris congés et à quel moment, surtout avec la couleur violette, spécifique à cet agenda.

Pour les évènements qui se déroulent chaque semaine ou chaque mois, nous ajoutons une récurrence à l’évènement. Et la récurrence peut être personnalisée, ce qui évite de créer l’évènement à chaque fois !

Enfin, lorsque nous avons beaucoup d’évènements ou de projets sur notre agenda, nous pouvons sélectionner ou désélectionner les agendas ou projets afin qu’ils s’affichent ou non.

Collaborer avec des personnes externes

Nous créons souvent des évènements avec des collaborateurs externes à notre équipe, par exemple notre cabinet comptable ou certains clients. En un clic, nous pouvons les inviter sur l’évènement en insérant leurs adresses e-mails et ils reçoivent automatiquement un e-mail avec les informations.

Si l’évènement se déroule en présentiel, nous pouvons ajouter une localisation, s’il est à distance, nous ajoutons ou générons un lien de visioconférence. Pas besoin d’installer de logiciel supplémentaire, les appels audio et vidéo s’effectuent directement sur Atolia !

Un outil idéal pour gérer son propre planning

Sur Atolia, nous pouvons ajouter nos agendas externes comme ceux de Google Calendar, iCal et Outlook. C’est idéal pour avoir la main sur tous les évènements, professionnels ou personnels, et surtout sur un seul et même endroit ! Cela nous évite de switcher entre différents agendas et de perdre notre temps (et notre patience aussi !).

C’est aussi un outil efficace pour gérer les deadlines de nos tâches ! Nous affichons les échéances de la gestion de projet directement sur nos agendas. Nous visualisons ainsi les tâches qui sont fixées et arrivons à mieux gérer notre timing.

Par exemple, concernant la communication, les dates de publication des articles sur notre site et nos réseaux sociaux sont affichées sur notre agenda. Cette centralisation des données évite de nous perdre dans notre travail. Et nous restons performant(e)s à tout moment !

Aussi, nous utilisons parfois différentes couleurs pour les évènements d’un seul agenda. Cela permet d’en avoir qu’un seul et de visualiser rapidement les différentes thématiques de cet agenda. Par exemple, sur mon agenda personnel, les réunions d’équipe sont en rouge, les points en communication sont en vert et les rendez-vous avec le cabinet comptable sont en orange. Et si je veux partager mon agenda personnel, je peux le télécharger et l’exporter, en toute simplicité !

Voilà donc comment notre équipe utilise les agendas partagés sur Atolia !

Pour vous inspirer davantage, voici des témoignages et retours d’expériences plus détaillés de chacun des membres d’Atolia. 👇