Comment Atolia utilise Atolia ?

On nous demande souvent : « Comment Atolia utilise Atolia ? »

C’est vrai que l’on est bien placés pour montrer comment se servir de l’outil puisque nous l’avons conçu 😉 Nous connaissons ses moindres recoins et avons tendance à le pousser dans ses retranchements.

Notre objectif ici est de vous présenter la configuration de notre espace Atolia interne. Vous pourrez ainsi voir ce que nous avons mis en place et comment cela nous aide à être plus productifs. Libre à vous de créer vous-même une configuration similaire qui correspond à vos besoins !

En tout cas, voici en synthèse ce que vous serez en mesure de faire sur Atolia :

  • Organiser de manière efficace vos projets avec vos équipes.
  • Garder le cap sur les objectifs à atteindre et motiver vos troupes.
  • Manager plus facilement vos collaborateurs et gagner en sérénité.
  • Innover davantage en favorisant l’intelligence collective.

Le postulat qui nous anime c’est que l’information doit être facile à trouver et à partager. Si ce n’est pas le cas, elle devient inutile. Le problème, c’est que les informations se dispersent facilement. Les collaborateurs perdent du temps à les trouver dans différentes applications ou logiciels.

C’est pour cette raison que nous avons conçu une plateforme qui rassemble les informations de sorte que vous passiez moins de temps à les chercher et plus de temps à faire ce qui est important : communiquer et créer en équipe.

C’est parti pour un tour d’horizon de notre utilisation d’Atolia et de ses différentes fonctionnalités !

Des groupes de travail pour avancer ensemble et sereinement

Sur Atolia, nous utilisons différents groupes de travail en fonction de plusieurs thématiques et services comme par exemple :

  • Administration
  • RH
  • Ventes
  • Communication
  • Marketing
  • Support client
  • Feedbacks produit
  • Développement
  • Veilles : marché, tech / sécu

Pour une meilleure organisation, nous catégorisons ces différents groupes suivant la thématique et le service concerné. Nous n’avons bien sûr pas tous accès à l’ensemble des groupes de travail de notre espace. Cela dépend de notre fonction au sein d’Atolia. Et cela permet aussi de garantir la confidentialité de certaines données sensibles entre les membres d’une équipe.

Un groupe réunit l’ensemble de notre équipe sans aucune distinction, c’est le groupe « Général ». C’est ici que nous avons instauré des rituels en télétravail pour rythmer nos journées. Et c’est aussi sur ce groupe Général que nous lançons des appels vidéo de manière régulière, le lundi et le mercredi.

Quand nous nous appelons le lundi matin, nous discutons à tour de rôle de notre week-end et partageons des anecdotes, histoire de démarrer la semaine dans la joie et la bonne humeur ! Ensuite, nous faisons le point sur les différentes priorités de la semaine, les projets en cours et les tâches à réaliser. Et lorsque cet appel se termine, les différents services – Tech, ventes et administration – s’appellent entre eux afin d’avancer sur leurs propres objectifs.

Le mercredi, un appel se lance en fin de journée pour débriefer du début de semaine, via un tour de table où chacun d’entre nous parle sur ce qu’il a fait ou ce sur quoi il est en train de travailler. Il nous arrive aussi d’organiser des jeux en ligne en afterwork. C’était un bon moyen de maintenir l’esprit d’équipe et le moral pendant les confinements.

Nous avons aussi un groupe Fun sur lequel nous nous envoyons des images drôles, des blagues… Histoire de se détendre un peu !

À côté des groupes de travail, nous utilisons aussi la messagerie privée lorsque nous voulons communiquer avec un Atolien en particulier.

Les tâches partagées nous permettent de rester alignés

Il est souvent difficile de savoir précisément sur quels sujets travaillent certaines équipes au sein de l’entreprise. Et le “flicage” n’est pas la bonne approche, surtout en ce moment où la confiance est plus que nécessaire pour avancer en équipe à distance.

Pour aider à briser les silos qui peuvent exister entre les départements, nous avons créé un système de tâches interfonctionnelles qui relie toutes les équipes.

Un tableau Kanban partagé avec le groupe « Général » rassemble les tâches les plus importantes par thématiques (marketing, développement, administratif…). D’un seul coup d’œil, la direction et toute l’équipe connaît les priorités du moment.

Voici comment nous l’organisons.

Chaque tâche est comme une carte, sur laquelle vous indiquez toutes les informations dont vous avez besoin pour accomplir la tâche à l’intérieur de la carte elle-même. Notes, images, recherches, rédactions, planifications, documents, etc., tout est regroupé en un seul endroit, facile à trouver et à consulter.

En raison du grand nombre de tâches, il est utile de disposer de différentes vues pour les filtrer par équipe, personne ou projet. Les vues sont basées sur les propriétés associées à la tâche.

Si vous visitez fréquemment un tableau de gestion de projet et que vous souhaitez qu’il soit accessible très rapidement, vous pouvez en faire un projet favori. Il sera ainsi placé juste en dessous de la liste de vos tâches.

Une culture fondée sur la documentation

De nombreuses entreprises sont confrontées à deux problèmes lorsqu’il s’agit de documentation :

  • Il n’y en a pas, ce qui peut conduire à une perte de contexte lors de la transmission des projets, à une mauvaise communication sur les décisions et à des équipes distantes qui se sentent déconnectées de ce qui se passe au siège.
  • Il n’y a pas de lieu central pour la documentation qui se retrouve donc dispersée. Ainsi, personne ne travaille à partir des mêmes informations, et celles-ci ne sont pas exploitables.

Nous trouvons essentiel de mettre le plus souvent possible les choses par écrit.

Les documents nous aident à prendre des décisions, à partager des idées et à réfléchir ensemble où que nous soyons. Nous résolvons les problèmes collectivement.

Cette culture de la documentation est également essentielle à la vie de notre équipe. La voix de chacun est entendue, même s’il n’est pas présent à la réunion, au bureau ou dans le pays.

Comment nous classons chaque document ?

Chez Atolia, nous stockons et partageons nos documents sous formats Texte, Feuille de calcul et Présentation dans les différents groupes de travail. L’édition collaborative renforce l’intelligence collective. Nous réfléchissons, éditons et affinons du contenu avec quelques personnes choisies, puis nous partageons avec l’ensemble de l’équipe. Dans notre éditeur de texte, nous ajoutons des commentaires afin de recueillir les avis de tous, qu’il s’agisse d’une spécification de produit, de campagne d’e-mailing, etc.

Nos idées prennent ainsi forme dans les documents en édition collaborative. Vous avez quelque chose à garder pour vous ? Stéphane notre responsable commercial partage une astuce : « Je conserve une partie de mes tâches et notes personnelles dans un groupe privé. C’est un peu ma cabane dans les bois : l’endroit où je peux réfléchir et travailler seul. Je peux ensuite partager le nécessaire en un clic, en déplaçant le document ou la tâche dans un autre groupe.»

Trier des documents pour en faciliter l’utilisation 

La fonctionnalité de recherche permet de trouver facilement un document qui a été partagé. L’onglet des documents dans le menu latéral d’un groupe de discussion réunit les documents partagés avec ce groupe.  Il est organisé selon la date de création : nous avons constaté qu’il s’agit du meilleur tri par défaut, qui place les documents les plus récents en tête de liste. Mais il peut également être organisé en fonction de l’ordre alphabétique.  Notre module « Documents » regroupe l’ensemble de nos documents (dossiers et fichiers) partagés dans tous les groupes de travail dans lesquels nous sommes membres. Cela donne une vue d’ensemble sur les documents partagés sur la plateforme.

Il est très simple de voir qui a créé les documents et quand. Pour nous, la transparence n’est pas qu’une valeur affichée sur notre site. Elle fait partie intégrante de notre façon de travailler et de notre identité. Cela est rendu notamment possible par la documentation et la collaboration entre les équipes.

Les notes partagées pour faciliter le compte-rendu d’une réunion

Avez-vous déjà pensé : “Est-il vraiment nécessaire de faire cette réunion ?” Nous aussi.

Oui, les réunions sont souvent utiles. Tant que des décisions sont prises. Et qu’elles renforcent la cohésion de l’équipe en laissant la place à chacun de s’exprimer. D’autres fois, les réunions ne sont absolument pas nécessaires. Elles peuvent faire perdre du temps. Elles donnent lieu à des débats stériles. Mais l’inconvénient principal c’est que les personnes qui n’étaient pas présentes à la réunion ne savent pas ce qui s’y est passé.

Pour éviter ce problème, nous créons des pages sur lequelles nous prenons des notes lors des réunions. Nous pouvons y ajouter des images et des vidéos afin de transmettre les informations de manière la plus précise possible.

Pour davantage de confidentialité, nous pouvons choisir que seules certaines personnes d’entre nous peuvent consulter ce document, ou à l’inverse, que l’ensemble du personnel y ait accès. Et aussi, nous avons le choix entre désigner un ou plusieurs contributeur(s) qui pourra(ont) rédiger les notes.

À distance, nous utilisons aussi la fonctionnalité des notes partagées sur notre système de visioconférence. Cela permet de prendre des notes rapidement tout en ayant accès au contenu qui peut être partagé sur nos écrans ou sur le tableau interactif.

Sans ce type de partage d’informations, vous courez le risque de voir le travail ralentir et les équipes se déconnecter les unes des autres dans leurs propres outils et réunions. Lorsque Stéphane, de notre équipe de vente, a eu besoin du dernier logo Atolia, il l’a trouvé immédiatement, comme s’il avait été créé spécialement pour lui. Pour obtenir quelque chose de spécifique d’une autre équipe, la première fois nous demandons et la personne passe un peu de temps à chercher l’information. Puis, nous mettons à disposition l’information dans une page de connaissances pour les prochaines fois.

Voici comment certaines des équipes d’Atolia organisent leurs pages individuelles.

La feuille de route du service RH permet de ne pas perdre les pédales.

Le service RH dispose d’un document relatif à toutes les informations essentielles concernant la gestion des ressources humaines. Cela permet de trouver les données en un clic et de les partager en toute simplicité aux alternants / stagiaires du service RH. Voici un exemple ci-dessous.

Les pages de connaissances offrent plusieurs possibilités :

  • Ajouter des médias (images et vidéos)
  • Ajouter des fichiers
  • Intégrer une vidéo
  • Partager la page avec un ou plusieurs groupe(s)
  • Nommer un ou plusieurs contributeur(s)

Lorsque nous publions la page afin qu’elle soit visible par nos collaborateurs, celle-ci s’affiche sous forme de blog, ce qui rend le contenu compréhensible.

La feuille de route des commerciaux pour travailler main dans la main

Tout comme le service RH, les commerciaux ont accès à des documents qui reprennent des process et des données utiles pour leur travail au quotidien. La page de connaissances devient un wiki interne qui coordonne notre équipe afin d’avancer ensemble. Par exemple, les alternants et les stagiaires ont un accès permanent à cette page : en cas de questions ou d’incompréhensions, ils peuvent directement consulter ce document. Cela permet de gagner du temps et d’aller droit au but. Voici un exemple ci-dessous.

Aussi, nos conseillers clients et nos commerciaux travaillent main dans la main. Ils apprennent les uns des autres en permanence. Quels sont les points sensibles d’un utilisateur ? Comment pouvons-nous les résoudre ? Comment pouvons-nous créer une meilleure expérience pour nos clients ?

  • Pour ce faire, nos collaborateurs gèrent des bases de données pour cataloguer les enseignements tirés des appels avec les prospects et clients.
  • Cela accélère le processus d’apprentissage.
  • Cela permet également à quiconque de contribuer à la base de connaissances partagée.

Lorsque Elian a rejoint l’équipe de vente d’Atolia, il avait tout à portée de main : guides de vente, onboarding, prévisions et plus encore. Grâce à ces ressources, il a rapidement progressé et a commencé à contribuer au partage des connaissances avec ses collègues.

Le contexte des appels précédents a un impact sur les conversations futures. Lorsqu’un membre de l’équipe de vente apprend quelque chose, cette information est partagée avec toute l’équipe.

Si nous avons besoin d’un témoignage à partager avec un client potentiel, nous savons comment trouver quelqu’un qui correspond à ses besoins. Ce partage d’informations aide toute l’équipe à offrir une meilleure expérience aux clients existants et potentiels.

Notre équipe est soucieuse des avis et attentes des utilisateurs

Notre équipe recueille tous les commentaires des utilisateurs pour ne cesser d’améliorer leur expérience au quotidien.

Notre équipe de support client fait office de pont entre les utilisateurs et l’entreprise. Elle traite des centaines de messages par semaine, fournissant des réponses aux questions complexes qui ont été posées.

Comment les commentaires deviennent-ils exploitables ?

Grâce à la gestion de projet intégrée sur Atolia, notre équipe de support et notre équipe de développeurs web et mobile travaillent en étroite collaboration. Pour cela, avec la méthode Kanban, ils utilisent différentes colonnes qui recensent les demandes des clients, les bugs recueillis et les améliorations prochaines. À l’intérieur de ces colonnes, tous les avis et attentes de nos utilisateurs sont ajoutés par l’équipe du support. Il est possible d’y assigner des collaborateurs, d’ajouter une étiquette selon les degrés d’importance mais aussi des descriptions et des pièces jointes. Toutes les données concernant une tâche sont alors centralisées au même endroit. L’équipe technique peut alors travailler plus vite et en toute sérénité.

Et voilà ! Vous avez maintenant une vue d’ensemble sur l’utilisation que notre équipe fait de l’outil qu’elle développe et commercialise. Notre souhait est qu’Atolia puisse avoir autant d’impact positif dans votre structure qu’il en a dans la nôtre. Cet outil collaboratif est très flexible et répond à de nombreux scénarios d’utilisation, quels que soient le secteur d’activité, la forme de la structure (entreprise, association, collectivité publique, consortium, collectif d’indépendants, communauté) et les fonctions qui travaillent ensemble.

Alors pour vous inspirer davantage, voici des témoignages et retours d’expériences plus détaillés de chacun des membres d’Atolia. 👇

🔹 Comment l’équipe de développeurs utilise Atolia

🔹Comment notre assistante de direction & RH utilise Atolia

À bientôt ! 😊