14 conseils pour des réunions efficaces + Modèle de compte-rendu

Nous sommes submergés de réunions en visioconférence ou non, et d’échange d’emails interminables et souvent inutiles. Voici 14 conseils pour préparer des réunions plus efficaces et mieux gérer votre emploi du temps. Découvrez également nos modèles d’ordre du jour et de compte-rendu.

Des réunions, des réunions, des réunions…

Il est urgent de diminuer le nombre de réunions et d’organiser des réunions plus efficaces

Chaque minute passée dans des réunions inutiles et ennuyeuses nous prive d’un temps précieux pour travailler en profondeur. Le tableau devient encore plus effrayant lorsque vous commencez à calculer le nombre d’heures collectives (et la valeur monétaire correspondante) que nous gaspillons chaque jour en organisant des réunions inutiles.

Avec le télétravail, pour la plupart d’entre nous, nos agendas se sont remplis de réunions et de réunions.

De toutes les réunions, les pires sont les réunions rapides car elles n’ont rien de “rapide”. Elles perturbent votre concentration et vous avez ensuite besoin de 30 à 60 minutes pour retrouver le même niveau de concentration.

Cette succession de réunions est un mode travail bien trop synchrone pour collaborer sereinement. A l’opposé, les boites emails sont remplies de discussions interminables et les informations importantes s’y perdent… C’est trop asynchrone pour collaborer de manière fluide. Mais il s’agit là d’un autre sujet.

En somme, nous avons besoin d’un changement culturel et systématique autour des réunions et de la collaboration. Toutes les réunions ne sont pas mauvaises, mais la plupart d’entre elles peuvent être évitées.

Voici donc comment préparer une réunion efficace.

14 conseils pour préparer une réunion efficace et mieux gérer votre agenda

Voici la liste des bonnes pratiques que nous appliquons chez Atolia et au sein du groupe SaaS Labs pour organiser de meilleures réunions en ligne comme en présentiel. Ces conseils nous permettent également de réduire le nombre de réunion et de travailler davantage de manière asynchrone.

Bien préparer sa réunion permet de prendre des décisions et de faire avancer les projets

1. Documenter plutôt que se réunir

Essayez activement de ne pas avoir de réunions. Préférez la documentation ou le travail asynchrone à l’organisation de réunion. D’ailleurs, cela permet aussi aux plus timides de s’exprimer plus facilement, sans prise de parole en public.

2. Ne vous réunissez que pour prendre des décisions ou franchir des obstacles

Les KPI et autres statistiques peuvent être consultés dans des documents de manière asynchrone. Vous pouvez également obtenir des commentaires sur ces chiffres de manière asynchrone. Réunissez-vous pour prendre des décisions importantes et réfléchir ensemble comment résoudre des problèmes.

3. Terminez les réunions plus tôt

Venez préparé à vos réunions et essayez de les terminer plus tôt, dès que tous les points de l’ordre du jour ont été abordés.

4. Ne participez pas aux réunions sans ordre du jour

N’acceptez pas de réunions sans qu’on vous ait partagé un ordre du jour. Sans cela, il est trop facile de se perdre dans des discussions aléatoires et non-pertinentes. D’ailleurs la plupart de ces réunions sans ordre du jour aboutissent par l’organisation d’autres réunions…

5. Construisez un ordre du jour simple

Veillez à ne pas multiplier les thématiques car vous risquez de perdre vos interlocuteurs et de faire durer inutilement la réunion. Définissez un objectif de réunion clair ainsi qu’un plan de réunion (voir le modèle à la fin d’article).

6. Une réunion récurrente peut être annulée

S’il n’y a pas un véritable ordre du jour, il faut annuler la réunion. Vous ferez une faveur à tous les participants.

7. Limitez le nombre de participants et vérifiez les disponibilités

Inutile de convier toute l’entreprise, une réunion efficace qui débouche sur des décisions se passe en petit comité. Il sera également plus facile de gérer les temps de parole. Pensez également à vérifier la disponibilité de chacun grâce à des agendas partagés.

8. Réduisez la durée par défaut des réunions

Plutôt que de bloquer 30 ou 60 minutes, ne prenez que 15, 20 ou 40 minutes de réunion. Cela oblige tout le monde à être synthétique et à aller droit au but.

Surtout lorsque l’on sait que notre capacité de pure concentration est d’environ 30 min à 1h mais face à un écran cela peut passer à quelques minutes seulement…

9. 99% des réunions peuvent être converties en emails ou documents

Se réunir n’est pas toujours nécessaire. S’il s’agit de présenter les chiffres du mois ou d’informer un groupe de personne, un email ou un document peuvent suffire. Ainsi l’information est sauvegardée et peut être consultée de manière asynchrone.

10. Protégez votre calendrier

Refusez les réunions où vous pensez ne rien avoir à apporter. Les réunions sont une escalade. Elles ne doivent être utilisées que lorsque toutes les autres communications écrites ont échoué.

11. Allumez votre webcam

Nous ne pouvons pas vous forcer à le faire, mais c’est une bonne pratique qui permet d’établir de meilleures connexions, que ce soit avec un collègue, un client ou autre. Cela permet également d’avoir un minimum d’échanges non-verbaux qui participe à une meilleure compréhension de l’ensemble de la discussion.

12. Vous avez le droit de quitter une réunion (Oui, oui !)

Si vous n’avez rien à apporter à la réunion ou si celle-ci n’a aucune valeur pour vous ou si l’ensemble des points vous concernant ont été traités, n’hésitez pas à vous retirer.

Bien sûr, aujourd’hui cette pratique n’est pas très répandue et peut être mal perçue. Prenez 5min pour expliquer votre démarche et vous rendrez service à tout le monde.

13. Faites un compte-rendu de la réunion

Une réunion sans compte-rendu, ce sont de précieuses informations jetées à la poubelle… Une personne doit être désignée pour prendre des notes de la réunions. Ces notes doivent comprendre les décisions prises et les actions à mener pour chacun ainsi que les prochaines échéances.

14. Fixez un autre rendez-vous

Si nécessaire, avant de terminer la réunion, fixez une date pour la prochaine réunion. S’il s’agit d’un point de suivi des actions, n’invitez que les personnes directement impliquées.

Pour des réunions plus efficaces, essayez Atolia pour combiner le meilleur de la collaboration synchrone et asynchrone (chat, visioconférence, calendriers partagés, co-édition de document et assignation de tâches).

Exemple d’ordre du jour et exemple de compte-rendu de réunion

Comment se construit un ordre du jour de réunion

Un ordre du jour doit être concis mais complet. Il doit contenir :

  • l’objectif de la réunion
  • la liste des sujets à aborder sous forme de questions
  • les éléments qui nécessitent une décision
  • la liste des participants
  • la durée totale et par élément
  • des ressources sous forme de liens. Un événement dans un agenda ne doit pas servir à stocker de l’information.

Modèle d’ordre du jour de réunion

Vous pouvez le copier-coller directement dans votre agenda.

Nom de la réunion :

Objectif de la réunion :

Sujets à aborder et éléments qui nécessitent une décision (❗) :

  • Sujet A – 5 min
  • Sujet B ❗ – 10 min

Participants :

Ressources :

Comment se construit un compte-rendu de réunion

Pour faire un compte-rendu efficacement, une personne doit être désignée pour prendre des notes. Ce compte-rendu doit liste :

  • Les présents et absents
  • Les décisions prises
  • Les actions à faire, par qui et à quelle échéance
  • La date de la prochaine réunion, si nécessaire

Modèle de compte-rendu de réunion

Vous pouvez le copier-coller directement dans votre agenda.

Nom et date de la réunion :

Présents :

Absents :

Décisions prises :

  • Décision A
  • Décision B

Actions à faire et par qui :

  • Action A – Prénom – Date
  • Action B – Prénom – Date

Date de la prochaine étape ou réunion :

Organisez vos réunions dès maintenant avec Atolia et collaborez plus facilement (chat, visio, calendriers partagés, co-édition de document et gestion de projet).

Visuels de Jason Goodman (Pexel) et de Thirdman (Unsplash)